Особенности путевого листа на месяц — образец 2018 — 2019

Особенности работы с путевым листом автобуса

Функция путевого листа — зафиксировать те сведения, на основании которых водителю начисляют заработную плату. В данном случае это пройденный километраж. Также указывают сведения о самом автобусе, времени выезда, возвращения, потраченные ГСМ и т.д. ГСМ на основании путевого листа подлежат списанию.

Информация о том, как нужно работать с путевыми листами, указана в приказе Минтранса от 18 сентября 2008 года №152. В 2018 году в документ были внесены изменения.

На каждый автобус надо оформлять свой путевой лист. Делается это до начала рейса. В случае если во время действия документа автобус используется несколькими водителями, то можно оформить на него несколько путевых листов: по одному на каждого водителя.

Даты, время, показания должны заверять диспетчер и сам водитель. Данные о медосмотре заполняет медработник, а о техническом состоянии автобуса — механик. Он тоже расписывается за достоверность внесенной информации.

Выписанные путевые листы необходимо собственникам транспортных средств фиксировать в журнале регистрации путевых листов.

Важно! Путевые листы хранить в организации необходимо не менее 5 лет

Зачем грузовикам путевой лист?

Грузовики подразделяются:

• на бортовые автомобили, в том числе с прицепом (бортовой тягач);
• на автомобильные тягачи с полуприцепом (седельный тягач);
• на автомобили-самосвалы;
• на специализированные автомобили.

Автомобиль с прицепом или автомобиль-тягач с полуприцепом или роспуском еще называют автопоездом.

Деятельность компаний, осуществляющих перевозку грузов, а также иных организаций, эксплуатирующих грузовые автомобили, должна сопровождаться оформлением оправдательных документов. К таким документам относится путевой лист. Это утверждено п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Путевой лист – первичный учетный документ, который позволяет организации учесть затраты на эксплуатацию грузового автомобиля в налоговых расходах. Заполнять этот документ компании обязаны вне зависимости от того арендуют ли они автомобили или имеют собственный автопарк.

На основе путевого листа (ПЛ) учитывается километраж пробега автомобиля за месяц, количество рабочих часов водителя и расход топлива. Многие компании начисляют заработную плату водителям, опираясь на ПЛ. Также, ПЛ может стать основанием снижения суммы налога компании.

Нормы бюджетного законодательства

В предшественнике Приказа Минфина РФ № 52н был приведен перечень применяемых учреждениями путевых листов. Это, в свою очередь, согласовывалось с нормами методологических инструкций № 162н, 174н, 183н, которые действительны по сей день и в которых четко сказано, что для списания в расход всех видов топлива применяется путевой лист. Причем в инструкциях есть коды по ОКУД, которые отсылают к Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, утверждающему унифицированные формы первичной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.

Данный документ в связи с нормами обновленного Закона о бухгалтерском учете с 2013 года не является обязательным к применению для коммерческих организаций, которые самостоятельно разрабатывают и утверждают формы путевых листов, включая в них обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Что касается некоммерческих организаций, они продолжают применять унифицированную «первичку», которая для государственного сектора экономики разрабатывается на основании норм Бюджетного кодекса. Как раз принятым в его исполнение подзаконным актом и является Приказ Минфина РФ № 52н.

Возникает коллизия законодательства. В методологических инструкциях № 162н, 174н, 183н есть указания по применению путевого листа, а в Приказе Минфина РФ № 52н – нет. Хотя именно последний документ в организации документооборота имеет приоритет перед методологическими правовыми актами. Это говорит о том, что бухгалтерам учреждений финансовое ведомство фактически предоставило право разработать свой путевой лист для списания топлива. Но он нужен не только для данных целей, так что лучше пока воспользоваться проверенными временем формами, тем более что они предусмотрены в инструкциях № 162н, 174н, 183н.

Что нужно знать об оформлении путевого листа

Практика показывает, что все организации и учреждения – собственники (владельцы) ТС уделяют внимание заполнению данного документа. Унифицированная форма статведомства достаточно объемна и громоздка, поэтому Минтранс Приказом № 152 и утвердил минимальный перечень сведений для самостоятельно разрабатываемых учреждениями путевых листов, которые могут быть проще унифицированного бланка

Но последний документ привычнее и к тому же рекомендован государственным (муниципальным) учреждениям методологическими инструкциями по учету.

При проверке путевых листов могут быть выявлены следующие недочеты в оформлении (см. Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2014 № А35-10736/2013):

• не указаны дата (число, месяц, год) и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки, дата и время его заезда на эту стоянку;
• отсутствуют дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения послерейсового медицинского осмотра водителя;
• показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку не заверены штампом или подписями с отражением инициалов и фамилий уполномоченных лиц.

Может быть выявлен факт отсутствия должного контроля наличия самих путевых листов у водителей.

Заполненные не должным образом путевые листы считаются предпосылками или своего рода сигналами для ревизоров, указывающими на наличие иных нарушений. Так, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, дает право сделать вывод, что осмотры просто не проводятся, что объясняет, в свою очередь, отсутствие соответствующих отметок в путевом листе. Причем штрафуют в подобных случаях не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности. Это может привести к неблагоприятным последствиям для субъекта, эксплуатирующего автомобиль, в том числе для водителя, создать угрозу жизни и здоровью других людей. Отсутствие дорожно-транспортных происшествий не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности правонарушения и о возможности уменьшения штрафа.

«Транспортное» законодательство

Базовым документом, регулирующим перевозки грузов и пассажиров посредством автомобильного транспорта, является Устав автомобильного транспорта, имеющий статус федерального закона. В нем сказано, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на автотранспорт (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Путевой лист используется при предъявлении и приеме груза для перевозки, в нем отмечаются время подачи транспортного средства, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (п. 5 ст. 11 Устава автомобильного транспорта). Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортных средств служат отметки в транспортных накладных или в путевых листах о времени прибытия и убытия транспортных средств (п. 6, 8 ст. 35 Устава автомобильного транспорта). Обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности участников дорожного движения, удостоверяются актами или отметками в транспортных накладных, путевых листах (п. 1 ст. 38 Устава автомобильного транспорта).

Сведения о контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния автотранспорта при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации (п. 29 приложения 1 к Правилам обеспечения безопасности перево­зок пассажиров и грузов). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).

Как видим, учреждению, эксплуатирующему автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов, без путевого листа не обойтись не только в силу норм бюджетных методологических актов,
но и на основании требований транспортного законодательства.

Заполняем документ

Путевой лист трактора состоит из двух страниц: лицевой и оборотной. Лицевая — для задания работнику, а оборотная содержит данные о выполнении работы.

Лицевая сторона

Сначала бригадиру нужно внести данные в шапку бланка:

• номер путевого листа (нумерацию нужно вести с 1 января до конца года);
• наименование организации, ее адрес, номер телефона, ОГРН; для ИП — ФИО ИП, адрес, номер телефона, ОГРНИП;
• коды ОКУД и ОКПО;
• дату заполнения листа;
• срок действия листа;
• сведения о перевозке (это новый реквизит 2021 года) — указывают вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и ст. 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ. Как заполнять этот реквизит, Минтранс рассказал в письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ. В нашем случае вид перевозки будет «перевозка грузов» (регулярная, пригородная)»;
• ФИО тракториста, его табельный номер;
• марку трактора — с 2021 года ее нужно указывать обязательно, ранее надо было отметить только тип и модель;
• регистрационный и инвентарный номера;
• наименование прицепа;
• его регистрационный и инвентарный номера;
• ФИО прицепщика и бригадира;
• номер бригады;
• показания одометра при выезде с парковки и при возвращении на нее (полные километры пробега).

Справа от шапки бригадир заполняет разрешение на выезд машины. Он ставит дату и подпись в подтверждение того, что выезд разрешен. Тракторист также указывает дату и расписывается в том, что машина в исправна. Оформляют этот блок при выдаче путевого листа водителю-трактористу.

Внимание! С 2021 года контролер технического состояния ТС должен перед отправкой транспорта на рейс поставить отметку «ТС технически исправно. Выпуск на линию разрешен», а также дату, время и подпись

Кроме того, изменились правила и для отметки медика. Он тоже должен поставить дату, время и подпись, а еще написать после предрейсового осмотра — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Далее в форме следует таблица с заданием водителю. Тут следует указать:

• в чье распоряжение вступает трактор;
• где надо взять груз;
• куда доставить груз;
• расстояние в км;
• наименование и класс груза;
• количество поездок;
• количество мест в штуках;
• вес груза в тоннах.

После таблицы располагается строка для отметки о случаях опоздания или простоя.

Справа от таблицы находится блок с информацией о выдаче горючего. Здесь заправщик пишет, сколько горючего было в баке при выезде, сколько выдано и сколько осталось при возвращении, и ставит свою подпись.

В самом низу лицевой страницы вносят время начала и конца работы, ставит свою подпись бригадир. Также в конце рабочего дня в специальной строке тракторист расписывается в том, что сдал трактор, а бригадир — в том, что принял.

Оборотная сторона

Здесь располагается таблица с данными о выполнении задания. Их вносит тракторист по ходу выполнения работы. Что необходимо заполнить:

• откуда и куда был перевезен груз;
• наименование груза и его класс;
• время отправки и прибытия;
• номер бригады-заказчика;
• коды бухучета работы;
• единицы измерения;
• сколько часов отработано;
• сколько перевезено груза;
• сколько тонно-километров сделано;
• норму выработки;
• расценку;
• данные об оплате труда, сумма;
• сколько нормо-смен завершено;
• условные гектары;
• данные о пробеге;
• данные о расходе горючего.

В конце таблицы подводят итоги по работе за день: сколько отработано часов и дней, машино-дней, машино-смен, расписываются тракторист и бригадир.

К сведению! Данные о выданных листах нужно вносить в журнал регистрации путевых листов. С 2021 года его разрешено вести и в электронной форме, но только нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Хранить путевые листы на предприятии необходимо не менее 5 лет.

Ошибки, приводящие к доначислению налога на прибыль (НДФЛ у ИП)

Целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расхода ГСМ.

Налоговики зачастую доначисляют налог на прибыль по причине отсутствия в путевом листе информации о конкретном месте следования, поскольку без данных сведений невозможно подтвердить осуществленные организацией расходы на приобретение ГСМ (Постановления АС Поволжского округа от 02.12.2016 г. №А55-166446/2015 и от 15.06.2016 г. №Ф06-9555/2016, Московского округа от 08.04.2015 г. №Ф05-3450/2015, Решение АС Нижегородской области от 05.08.2016 г. №А43-10294/2016). Данный подход согласуется с правовой позицией ВАС РФ, изложенной в определении от 30.08.2013 г. №ВАС-11880/13.

Отсутствие в путевых листах сведений о времени возвращения в гараж (стоянку) также может послужить отказом в признании расходов в налоговом учете. Кроме того, необходимо соотносить информацию, приведенную в путевом листе с другими документами. 

Например

Согласно путевым листам в графе «горючее» указана марка бензина Аи-95, вместе с тем, часть представленных кассовых чеков подтверждают покупку бензина марки АИ-92. Из некоторых чеков ГСМ следует, что разово приобреталось топливо в количестве, превышающем 70 литров, 80 литров, при этом сведений об объеме горючего, который способны вместить баки указанных автомобилей, компанией в ходе налоговой проверки не представлены (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 23.06.2016 г. №А74-7498/2014).

В другом же деле, налоговики сопоставили время работы экскаваторов, погрузчика и бульдозеров с актами выполненных работ. Согласно путевым листам работы выполнялись в апреле, мае, июне и июле 2013 года, в то время как объемы работ были приняты налогоплательщиком в апреле, августе и октябре 2013 года. Налоговики исключили данные расходы из налоговой базы, поскольку представленные путевые листы невозможно соотнести с актами на выполнение работ-услуг, путевые листы составлены с нарушением установленных законом требований и не подтверждают факт работы части техники (Решение АС Забайкальского края от 06.09.2016 г. №А78-1080/2016).

А отсутствие в путевых листах показаний спидометра, нарушение нумерация, а также несоответствие с другими документами (путевые листы имеют дату составления начиная с 12.07.2013 г. по 01.11.2013 г., а представленные кассовые чеки датированы начиная с 11.09.2013 г. и заканчивая 16.12.2013 г., дата отпуска дизтоплива АЗС не соответствует дате путевых листов) также приводит к исключению расходов на ГСМ из состава профессиональных вычетов ИП (Решение АС Ставропольского края от 26.10.2016 г. №А63-4584/2016).

Кроме того, пороки заполнения путевого листа наряду с другими обстоятельствами, нередко служат доказательством получения необоснованной налоговой выгоды.

Например

Путевые листы не содержат полных сведений об осуществленной перевозке груза, а именно: не указано места погрузки и разгрузки груза, время погрузки (разгрузки), вид упаковки груза и иные сведения, в путевых листах не заполнены надлежащим образом разделы «Задание водителю», «Последовательность выполнения задания»«, «Результаты работы автомобиля и прицепов», а также содержат недостоверные сведения. В путевых листах указано, что груз перевозил водитель Шотохин В.В. Однако водитель Шотохин В.В. в период составления путевых листов не являлся сотрудником компании (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 г. №А33-10497/2015).

Таким образом, если на основании путевых листов невозможно определить цели фактического использования автомобилей и соотнести их с иными документами, подтверждающими реальность несения расходов на автомобили при их использовании в производственной деятельности, то суды подтверждают право налоговиков на исключение расходов на ГСМ из «прибыльной» базы (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 07.10.2016 г. №А63-11450/2015).

О медицинских осмотрах для водителей

Наличие штампа о медосмотре также относится к обязательным требованиям. Это свидетельствует о том, что водитель не находится в состоянии опьянения, ни наркотического, ни алкогольного. И подтверждает, что он в принципе готов к выполнению своих обязанностей.

Заключение медика

Требования к медицинским осмотрам до рейсов и после их окончания стали более жесткими еще в 2015 году:

• Теперь это обязательно не только для наемных водителей, но и для индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют услуги самостоятельно.
• За оплату процедуры отвечает руководитель.
• Если наемных работников нет, то можно воспользоваться услугами медицинской организации, имеющей официальную лицензию.

Работа с путевым листом после его сдачи водителем диспетчеру грузоперевозок

После того, как автотранспортное средство сдано в автопарк, и путевой лист заполнен всеми службами, водитель сдает его диспетчеру, который продолжает заполнение.

1. Первым заполняется раздел «Работа водителя и автомобиля». В графу «Нулевой пробег» вносятся следующие данные: километраж от ворот автотранспортного предприятия до пункта погрузки, и от места разгрузки до гаража;
2. Раздел «Движение горючего» достаточно обширный, здесь необходимо заполнить несколько строк. «Коэффициент изменения нормы» содержит сведения об общем нормативе изменения расхода топлива. Данный коэффициент связан с изменением норм расхода горючего. Строки о времени работы спецоборудования и работы двигателя заполняются на основании документально подтвержденных данных. Сюда вносятся данные о применении спецоборудования и времени его работы, а также данные о дополнительной работе двигателя (при погрузочно-разгрузочных работах, например). Эти сведения необходимо заносить в путевой лист для определения нормы расхода горючего. После заполнения соответствующих граф, диспетчер заверяет их своей подписью;
3. Раздел «Последовательность выполнения задания» является завершающим этапом. Диспетчер вносит в него общее количество совершенных рейсов. Запись вносится в итоговую строку графы № 27. Строка «Товарно-транспортные документы в количестве» отражает общее количество сданных водителем товарно-транспортных накладных. Подтверждая количество принятых и сданных диспетчеру документов, водитель ставит в графе «Сдал водитель» свою подпись, диспетчер в графе «Принял» также расписывается.

Порядок заполнения путевок с 2021 г.

На основании Приказа Минтранса РФ от 11.09.2020 г. № 368 изменили перечень обязательных реквизитов и механизм заполнения путевок.

Теперь в них есть еще один реквизит – «Сведения о перевозке». По п. 6 Приложения к Приказу № 368 эти сведения должны включать данные о видах сообщения и видах перевозок.

Информацию можно найти в Уставе автотранспорта, утвержденного Федеральным законом о 08.11.2002 г. № 259-ФЗ:

• ст. 4 – о видах сообщения;
• ст. 5 – о видах перевозок.

Кроме того, на основании пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368 в путевки требуется вписывать модель ТС, а не только его марку.

Дополнительно с 2021 г. в путевках проставляются показания одометра при выезде автомобиля со стоянки и при заезде на стоянку в конце смены или дня. Об этом указано в пп. 3 п. 4 Приложения к приказу № 368. Кроме того, в новом приказе есть уточнения по поводу отметок о техосмотре автомобиля и медосмотре водителей до рейса и при возвращении.

Путевки регистрируются в журнале путевых листов. Согласно п. 17 и 18 Приложения к Приказу № 368, его разрешается оформлять и на бумаге, и в электронном виде. При первом варианте все листы требуется пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. При втором варианте информация в журнале заверяется усиленной ЭЦП. Кроме того, пользователем должна быть организована возможность распечатать электронный журнал путевых листов.

Внимание! В связи с вводом в действие Приказа № 368 хозяйствующим субъектам необходимо внести соответствующие поправки в учетную политику, к примеру, закрепить форму электронного журнала путевых листов и правила его заполнения.

Ошибки стандартной формы путевых листов водителя

1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.

Приказ Минтранса № 368 пункт 15

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

1. Сведения, вносимые механиком, при проведении технического осмотра ТС есть, но выпускать технику на линию должен контролер. Это должностное лицо, которое может быть тем же автомехаником, но с квалификацией, согласно требованиям Приказа №287, пункт 14.
2. Не предусмотрено поле для внесения даты и времени прохождения техосмотра (до и после рейса или смены). А это обязательный атрибут. Только за его отсутствие могут оштрафовать на 30 тыс. рублей (из судебной практики).
3. Нет параметра для внесения показаний одометра. Есть — спидометра, а это уже не актуально. В это поле вносят сведения одометра, хотя это разные значения. При формировании собственного бланка, исправьте ошибку.

Примечание: В связи с вводом дистанционных технологий проведения предрейсового (предсменного) медосмотра, вместо штампа медработника можно либо производить запись по аналогии с отметкой контролера техконтроля ТС, либо предусмотреть место для вклейки липкого стикера-допуска водителя к управлению автотранспорта, заверенного УКЭЦП.

Какие реквизиты путевого листа должны быть обязательно (Приказ Минтранса №368)

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

• п/л — путевой лист;
• тс — транспортное средство;
• гос. — государственный;
• рег. — регистрационный;
• дата — (число, месяц, год);
• время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

• прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
• порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

• включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
• если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
• для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

4. Сведения о транспортном средстве

• тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
• гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
• показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
• дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
• дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5. Сведения о водителе

• фамилию, имя, отчество (при наличии);
• дату и время проведения предрейсового и послерейсового (если предусмотрена законодательством РФ) медицинского осмотра водителя.

6. Сведения о перевозке

включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Примечание: На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.