Должностная инструкция менеджера по закупкам

Квалификационные требования

Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.

Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:

• высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
• знание основ договорного права и документооборота;
• знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
• знание основ ценообразования;
• базовые знания бухгалтерского учета;
• аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.

Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:

• знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
• специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
• опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.

Обязанности снабженца

Designed by prostooleh/Freepik

Итак, снабженец – это специалист, который отвечает за своевременное снабжение компании всем необходимым от бумаги и канцелярских принадлежностей до бензина для ведомственного транспорта.

На предприятиях эта позиция может называться по-разному: менеджер по закупкам, специалист по снабжению или просто снабженец. Сути обязанностей это не меняет.

Не зря говорится, что должность снабженца в компании – третья после директора и главного бухгалтера. У снабженца при его работе всего одна, но крайне важная задача: как купить нужное и при этом не переплатить поставщикам. При этом всё закупленное должно прийти точно в срок и в надлежащем качестве.

От умелости действий снабженца зависят и бесперебойность работы предприятия, и издержки на производство, и конечная стоимость продукции.

Если фирма небольшая, то снабженец находится в подчинении непосредственно у директора. При иных условиях – его руководителем является начальник отдела снабжения.

В обязанности снабженца входит:

• Регулярный мониторинг рыночных цен;

• Составление плана закупок и согласование его с руководством;

• Заключение или продление контрактов (тендеров, если речь идет о госучреждении) на поставки;

• Приемка товаров, оборудование и сырья, проверка его на соответствие контракту;

• Составление графика поставки сырья и товаров;

• Проверка всех параметров поставок на соответствие законодательству;

• Составление отчетов, рекламаций, актов, писем и прочих официальных документов.

При всем прочем менеджер по снабжению – это материально ответственное лицо. Хоть на всех документах и стоит резолюция директора, но закупки осуществляются от его имени, а деньги он тратит из бюджета организации. Вся работа снабженца находится под пристальным наблюдением, так что ему нужно быть крайне внимательным и уметь обосновать любые траты.

Простой пример разделения обязанностей специалистов отдела закупок

Ассортимент в общепринятой системе закупок подразделяется на категории или товарные группы. Проанализировав количество той или иной товарной группы, потребности и спрос клиентов, сотрудник отдела только после этого начинает формирование заказа. В самом отделе закупок работников можно разделить на две группы, имеющие разные функции: закупщики и категорийные менеджеры. Каждый тип специалистов отвечает за свою товарную группу.

Категорийные менеджеры обязаны выполнять такие задачи:

• наполнение товарной категории путем выбора и заказа товаров, формирование ассортимента. В пример можно поставить обычный продуктовый магазин, в котором представлена товарная категория «Газированные напитки». Но в разных точках сбыта в эту категорию входят свои позиции (SKU) – Pepsi, Coca-cola, Sprite, а также продукция местных компаний в фасовке разных объемов;
• проведение ассортиментной политики;
• управление закупками и поставщиками. Ведь именно в задачи категорийного менеджера входит анализ и выбор наиболее выгодной схемы сотрудничества;
• контроль за транспортировкой товаров;
• осуществление маркетинговых процессов по продвижению своей товарной группы;
• осуществление контроля за мерчандайзерами (выкладка товаров на полки).

При использовании различных систем должностные обязанности менеджеров по закупкам могут меняться. Например, если поставщик сам занимается доставкой товара, их объем и количество, заказываемые компанией в отчетный период, одинаковое, то возможная роль менеджера может сводиться лишь к формированию самой заявки. Если специалист выполняет экспертные функции, то в его обязанности может быть включен поиск товаров, которые возможно реализовать в сжатые сроки.

В небольших компаниях менеджер по закупкам, как правило, может выступать одновременно в роли логиста. То есть большую часть времени он уделяет поиску поставщиков. Его приоритетом становится осуществление бесперебойных поставок товара в магазин в установленные сроки различными способами.

Сам закупщик в оргструктуре отдела находится в подчинении у менеджера, в чьи обязанности входит формирование и отправка заявки. То есть непосредственно он принимает решение о количестве заказываемых единиц, определением сроков, способов и места поставки товара.

Но, как правило, во многих компаниях такие люди продолжают именоваться специалистами по закупкам.

Строим отдел

Тендерное подразделение может состоять и из одного человека. Рекомендую при построении работы ориентироваться на функции управлений по А. Файолю:

• планирование;
• организация;
• координация;
• мотивация;
• контроль.

Планирование тесно связано с целями и аналитикой. У каждого направления в организации должны быть показатели и измеримые результаты. То, что мы не измеряем, мы не контролируем. В зависимости от сезона, расширения производства, социальных, экономических изменений в стране планы тендерного отдела меняются.

В организацию работы входит режим рабочего времени, распределение задач, собственных или подчиненных.

Под координационной функцией стоит понимать взаимодействие с другими отделами в процессе деятельности. Например, тендерному специалисту приходится взаимодействовать с отделом снабжения для расчета цены контракта, с юридическим отделом приходится решать совместные задачи, и с другими

Мотивация — это внутреннее стремление выполнить поставленные планы. Она исходит как извне, например премия по результатам работы, так и внутренние мотивы могут присутствовать. Например, опыт работы в престижной компании, результаты работы, которые записывают в портфолио.

Финальная функция — это контроль — составление отчета, выстраивание воронки продаж, подсчет цикла сделки, финальных результатов. Причем контроль может быть как текущим (по факту закрытия контракта), так и периодическим (месячный, квартальный, годовой).

Как правило, с этими функциями справляется руководитель отдела. Однако, в результате развития одному человеку не справиться с выполнением всех функций. Целесообразно собрать команду специалистов, которые будут выполнять их все. Рекомендуем для эффективной работы отдела пригласить на работу следующих специалистов:

1. Руководитель отдела. Его главной функцией является координация и организация работы всего отдела и контроль и составление отчетности.
2. Специалист по аналитике. Его главной задачей должно стать планирование.
3. Юрист по торгам. Главный исполнитель, который отвечает за составление документов, следить за изменениями в процедуре торгов, заниматься написанием запросов на разъяснения и обращений в ФАС и суд.
4. Тендерный специалист. Его зона ответственности связана с организацией всего процесса участия. Получение подписи, настройка рабочего места, аккредитация, направление документов и подписание контракта.
5. Курьер. Он может заниматься доставлением заявок в живых процедурах. Например, запросы котировок и конкурсы. Наличие этой штатной единицы позволяет в одно и то же время участвовать и в аукционах, и в запросе котировок.

ВАЖНО!

При небольших оборотах функции юриста и тендерного специалиста возлагают на одного человека.

Роль отдела закупок

Отдел закупок воспринимается многими менеджерами как обычный центр затрат, который никак не влияет на финансовый результат компании. Но так ли это? Давайте дадим определение процессу закупок.

Как мы видим из определения несмотря на свою кажующуся простоту процесс закупко не такой простой и содержит в себе целый ряд условий которые соблюсти непросто

Если будет нарушено хотя бы одно из них то работа отдела закупок будет признана неудовлетворительной (и не важно кто в этом виноват)

Сам процесс закупок не живет сам по себе, а он очень тесно связан с логистикой (доставка товаров), финансами (взаиморасчеты с поставщиками), производством и продажами (которые собственно говоря определяют, что нужно закупать и являются обратной стороной медали).

Если смотреть с финансовой точки зрения то отдел закупок может сильно влиять на маржинальность бизнеса. Ведь:

• Правильная закупочная цена позволит увеличить маржинальную прибыль;
• Правильно подобранный товар позволит увеличить обороты;
• Правильно закупленное количество позволит удовлетворить запросы клиентов, но в то же время не будет «засорять» склад.

Из чего состоит работа отдела закупок? Вроде бы из ничего сложного: анализе остатков, формировании заказов, сверке счетов, оформлении накладных и т.д. Но все не так просто как кажется.

Основная функция отдела закупок — обеспечить магазин товарами, то есть сформировать ассортимент и его максимально оптимизировать. Не будет товаров — не будет чего продавать, нет продаж — нет денег, нет денег — нет компании.

Функции отдела закупок в компании:

• приобретение нужного товара по минимальной цене;
• поддержание высокой оборачиваемости запасов;
• обеспечение доставки товаров вовремя;
• обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;
• взаимодействие с надежными поставщиками;
• сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;
• снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;
• поддержка информационной базы по товару;
• внесение данных в корпоративную информационную систему (1С, ODOO, …)

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективноть логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников многих отделов.

Менеджеры по закупкам распоряжаются большей частью выручки компании и непосредственно влияют на прибыль компании, но в то же время очень часто эти люди мало заботятся о прибыли компании и могут действовать во вред компании (закупая у нужных поставщиков, которые платят им «откаты»).

Закупки могут выступать источником рентабельности, особенно если:

• доля затрат в структуре затрат компании составляет больше 30%;
• есть колебания закупочных и продажных цен;
• закупщик влияет на то какой товар будет куплен;
• работа идет на рынке с высокой конкуренцией.

Как правило есть два способа увеличить прибыль: стимулирование оборота (продавать больше) или снижать затраты на закупку товаров (уменьшать себестоимость товаров). Но увеличение оборота не всегда означает такое же увеличение прибыли. Для того чтобы его увеличить компания должна понести допзатраты в виде маркетинговых активностей. А вот снижение закупочных цен может серъезно повлиять на прибыль. Тоже самое можно сказать и про оптимизацию логистических процессов.

Обычно отдел закупок эволюционирует вместе с компание и проходит несколько стадий

О том насколько эффективен этот отдел нам могут сказать ряд показателей:

• сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
• уровень брака закупаемой продукции;
• доля закупок, совершенных вовремя;
• число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
• количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
• число полученных и выполненных заявок;
• доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Цели и задачи отдела закупок

В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.

Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:

Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат

Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества

KPI сотрудника

Оценка работы менеджера по снабжению оценивается по нескольким критериям, различающихся в зависимости от сферы деятельности. Так, для торговых компаний это реализация закупленных товаров, а для промышленных предприятий – обеспечение сырьем и комплектующими. Профессионал в сфере снабжения не допустит закупки в избыточном количестве или же дефицита нужной продукции.

С партнерами и поставщиками должен вестись непрерывный диалог, нацеленный на поиск совместных выгодных решений и получение выгодных условий.

Работник торговой компании должен тесно сотрудничать с отделом продаж, чтобы знать «кухню» продажников напрямую. На взаимопонимание не должны влиять периодически возникающие конфликты интересов.

Должностные обязанности

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:

— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;

— определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;

— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;

— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;

— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;

— проверка количества и качества внутренних поставок;

— осуществление своевременного отбора поставщиков;

— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;

— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;

— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;

— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;

— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;

— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;

— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;

— анализ склада, планирование темпа закупок;

— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;

— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;

— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;

— организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами ;

— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);

— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;

— осуществление руководства подчиненными сотрудниками

Кто такой закупщик и его функции

Менеджер по снабжению – человек, который занимается поиском поставщиков, заключает наиболее выгодные сделки по закупке продукции, требующейся для полноценного и успешного функционирования компании. Это касается не только непосредственной деятельности – продаж или производства, но и внутренней. К примеру, закупка канцелярских принадлежностей для офиса.

Функции снабженцев в различных фирмах не могут быть одинаковы. Одни компании предоставляют жесткий перечень продукции, которую требуется приобрести по низкой цене. Другие фирмы перекладывают функции по определению позиций для закупки на специалиста.

Работа менеджера делится на офисную и выездную. К первой относится – анализ рынка, мониторинг выгодных поставщиков, разработка договоров и выявление перечня актуальных товаров. Выездная работа предполагает непосредственные встречи с предполагаемыми поставщиками, оценку продукции, находящейся на складе.

В зону ответственности эксперта по закупкам входят не только снабжение торговой сети или фирмы необходимыми товарами и взаимодействие с вероятными компаниями-партнерами. Спектр обязанностей достаточно обширен:

• формирование и обновление товарного ассортимента торговой сети или магазина, выполнение плана внутреннего оборота товаров;
• анализ предложений от потенциальных снабженцев, выбор наиболее выгодных условий по ценовой политике и определение перспектив сотрудничества;
• полное документальное сопровождение договоров;
• анализ товарооборота;
• разработка мер по уменьшению остатка товаров;
• определение и вывод из товарооборота бесперспективной продукции;
• выявление товаров повышенного спроса, недопущение их дефицита;
• предоставление отделам организации любой информации о продукции;
• составление планов закупки.

В некоторых организациях к основному списку обязанностей снабженца работодатель включает логистические функции:

• обработку таможенных документов;
• планирование, отслеживание передвижения товаров;
• разработку предельной нормы остатков товара на складах;
• планирование и обеспечение компактного хранения продукции на складах.

Список обязанностей снабженца предприятия зависит от специфики работы фирмы и официальной должностной инструкции, заверенной работодателем.

Распределяем обязанности

После того как мы определились с функциями отдела, нам необходимо определиться с ежедневными задачами. Ниже мы привели примерный перечень самых распространенных обязанностей из должностных инструкций практикующих тендерных специалистов, которые следует прописать в должностной инструкции.

1. Составление комплекта документов и получение ЭП.
2. Получение доступа к торгам (аккредитация, переаккредитация) на федеральных и(или) коммерческих ЭТП.
3. Настройка рабочего места для участия в торгах.
4. Поиск и мониторинг государственных заказов в ЕИС, согласно специфике деятельности организации.
5. Изучение и анализ документации, технического задания.
6. Аналитика конкурентов и мониторинг результатов завершенных тендеров.
7. Подготовка и подача заявок.
8. Получение необходимых справок и выписок и их нотариальное заверение.
9. Отслеживание изменений в законодательстве, регламентирующем процедуры закупок.
10. Получение займов и банковских гарантий.
11. Взаимодействие с субподрядчиками (в случае если организация является посредником).
12. Участие в закупках (личное или дистанционное).
13. Написание запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок.
14. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках и результатов таких закупок.
15. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации.
16. Подписание контрактов.

KPI: критерии оценки эффективности показателей отдела закупок

KPI напрямую зависит от деятельности предприятия и целей отдела закупок фирмы. Например, главной задачей структурного подразделения, занимающегося закупками государственного или муниципального учреждения, является проведение госзакупок посредством электронных аукционов, торговой организации – перепродажа предметов по более высокой цене, производственной фирмы – приобретение сырья и материалов.

Система оценки эффективности показателей отдела закупок позволяет решить несколько важных задач:

• повышение мотивации сотрудников;
• постановка целей для работников фирмы;
• ведение постоянного учета, анализа и контроля;
• повышение уровня квалификации персонала;
• снижение затрат, связанных с осуществлением деятельности;
• увеличение производительности труда.

В итоге, система KPI помогает повысить доходность за счет рационального распределения ресурсов. Чтобы регламентировать критерии оценки эффективности работы менеджера по закупкам, рекомендуется придерживаться трех важных правил:

1. Необходимо устанавливать такие показатели, которые можно измерить и которых реально достичь.
2. Нельзя устанавливать много нормативов. Достаточно 4–5 коэффициентов. В таком случае специалист сумеет отслеживать их изменение.
3. Перечень критериев рекомендуется постоянно пересматривать, например, в зависимости от сезона.

Существует несколько основных показателей, устанавливаемых для менеджера по закупкам, которые можно оценить:

Также показатели KPI могут оцениваться в процентах от выполнения плана.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции: