Что такое open-space — особенности открытого офиса

Как нравиться всем?

Отличная новость! Всем нравиться не нужно. А поиск способа сделать так, чтобы вас все любили, может даже свидетельствовать о некоторой степени психологического неблагополучия.

Чтобы не вызывать негативной реакции коллег и не нарушать дружественную атмосферу вашего опенспейса, хватит соблюдения всего пяти пунктов:

Следуйте правилам, принятым в компании и на рабочем месте.
Уважайте личные границы коллег и, по возможности мягко, защищайте свои.
Относитесь к коллегам доброжелательно.
Развивайте ассертивность

Обратите внимание на книгу Патрика Кинга «Ассертивность. Высказаться

Сказать „нет“. Установить границы. Получить контроль».
Избегайте сплетен. Особенно обсуждений (и осуждений!) политических или религиозных убеждений, сексуальной ориентации, диетических предпочтений, внешнего вида коллег и т. п.

Открытость и доступ

Open-space офис – это организация рабочих мест сотрудников на одной открытой площади, не имеющей стен. Визуальными разделителями рабочей зоны одного сотрудника выступают невысокие перегородки из стекла, дерева, пластика. Отсутствие стен способствует сплоченности коллектива, коммуникабельности работников и участию руководителя в большинстве рабочих моментов. Постоянные переговоры, обсуждение рабочих вопросов, печать документов – работа такого офиса напоминает гул большого улья пчел.

В офисах open-space существуют свои правила, которые позволяют сотрудникам чувствовать себя более комфортно. Они создаются коллективно, и их должны придерживаться все офисные работники. Например, это касается приема пищи на рабочем месте или громких разговоров по телефону.

Кроме рабочей площади, open-space офисы оборудуются дополнительными помещениями:

• Кухонная зона. Здесь сотрудники разогревают еду, пьют чай или кофе во время обеденного перерыва.
• Отдельная комната. Помещение закрыто от общей площади и предназначено для пребывания работников в тишине, отдыха.
• Комната для развлечений. Во время перерыва сотрудники имеют возможность заняться любимым хобби – поиграть в шахматы, пинг-понг, аэрохоккей. Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Наличие комнаты развлечений помогает работникам отвлечься от рутинной работы и с новыми силами приступить к своим обязанностям после перерыва.

Характеристики офисных помещений

Каждое из них оценивают по площади, форме, размещению окон. Оптимально, если кабинет прямоугольный, и окна расположены вдоль одной из длинных стен. Чаще встречается планировка, приближенная к квадрату. Наименее удобными считаются прямоугольные помещения с окном на «короткой» стене. Для каждой из комнат расстановку мебели, размещение перегородок планируют отдельно, так, чтобы обеспечить оптимальную освещенность и удобное использование кабинета. При этом стараются задействовать всю площадь, чтобы снизить затраты на эксплуатацию офиса. Исключение — «представительские» офисы, где свободное пространство «работает» на имидж компании.

Отдельно оценивают общую планировку офиса. Если в его составе есть несколько кабинетов, использовать всю площадь рационально не получится — часть будет израсходована на организацию проходов, коридоров. Средним считается «коридорный коэффициент» на уровне 14-18% от общей площади офиса. Если эта зона используется для размещения рецепции, в представительских целях, ее можно расширить, и это будет считаться рациональным.

Наиболее экономичной площадью помещений считается 12-18 м2, чего достаточно для размещения 2-3 рабочих мест сотрудников среднего звена или одного рабочего кабинета для руководителя, специалиста. Нежелательно оставлять слишком большие помещения. При кабинетной планировке сотрудникам будет некомфортно, если площадь комнаты превысит 36 м2 на 1-2 человек.

Желательно, чтобы ширина помещения была не меньше 2,8 м. Более узкие кабинеты неудобны, потому что при установке рабочих столов проходы между ними оказываются слишком маленькими (меньше 80 см). Желательно, чтобы проход между двумя столами был не меньше 1 м. Если на торцах устанавливаются стулья для посетителей, его дополнительно увеличивают, чтобы свободным оставался метр пространства уже между ними.

Что собой представляют open space?

Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.

Как зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте?

Преимущества

В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:

Экономия площади. В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.

Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом. Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам

Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.

Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы

Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.

Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.

Сохранение корпоративного духа. Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.

Компания ценит труд своих сотрудников и видит свою обязанность в формировании и сохранении в трудовых коллективах атмосферы доброжелательности, профессионализма, взаимного уважения, сотрудничества и стабильности. Компания стремится поддерживать корпоративный дух, который объединяет всех сотрудников независимо от занимаемой должности или служебного положения в единую команду профессионалов, имеющих общую цель.
Какие еще нормы корпоративного поведения сотрудников существуют?

Простая адаптация новых служащих. Новички быстро могут адаптироваться на рабочем месте. Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.

Простота документооборота. Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.

Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.

Недостатки

Опен спейс свойственны многие минусы:

• Повышенный уровень шума. Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
• Постоянный стресс. Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
• Риск воровства. Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
• Вероятность конфликтов. Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
• Быстрое распространение инфекционных болезней. Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.

Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.

А что говорят сами сотрудники?

Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:

• 56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
• 55% работников не нравится температура в помещении.
• 60% не хватает тишины.

Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.

Как облегчить себе пребывание в опенспейсе?

Если вас все время посещает мысль «не могу работать в опенспейсе» и вы мечтаете уволиться из офиса опен спейс в первый же удобный момент – «Красивая и Успешная» не будет вас отговаривать. Но если уж вы хотите остаться и сделать посильным для себя обитание в открытом офисе, то можем предложить ряд советов:

• Если ваша рабочая деятельность позволяет, то заведите наушники. Кто-то может эффективно работать под музыку, отгораживающую от фонового шума офиса, а тем, кому музыка мешает сосредоточиться, можно посоветовать включать на наушники «белый шум».
• Одиночество в таких условиях – редкий ресурс, и это существенный минус. Если уж вам доводится проводить рабочие часы под взглядами многих людей, старайтесь выходить на перерывы и перекуры в одиночку – желательно туда, где вы можете ощутить себя не под наблюдением.
• Когда есть выбор – займите рабочее место лицом к пространству помещения или к окну или постарайтесь, чтобы такой обзор у вас был хотя бы сбоку.
• Чтобы свести к минимуму контакты «глаза в глаза», заведите привычку переписки с коллегами в текстовых мессенджерах. В современном мире это вовсе не странное поведение, даже если люди сидят на расстоянии трех столов друг от друга. Но на живые разговоры обычно тратится больше эмоциональных сил, чем на переписки.
• Если вам так психологически проще – заведите одного или нескольких приятелей среди коллег: так как полное отсутствие приятельского общения при переизбытке общения по работе создает дискомфорт. Но не надо пытаться быть другом для всех — передружиться со всем офисом, несколькими десятками людей, под силу только очень экстравертным и харизматичным личностям. Кстати, рекомендуем прочитать, стоит ли вообще дружить с коллегами.
• Попробуйте хоть минимально «одомашнить» свое рабочее место (разумеется, в рамках, которые позволяют правила и нормы делового этикета): тащить фотки детей/мужа/собаки не надо, как и утыкивать рабочий стол безделушками, а вот какая-нибудь любимая чашка плюс эрго-подушка на офисное кресло могут быть кстати.

И еще раз подчеркнем – несмотря на все смягчающие моменты, опенспейс – не для всех. Так же, как не для всех – конвейер, цех со станками, тяжелый физический труд и т.д. Если уж совсем невмоготу, то действительно лучше подыскать более комфортную работу и не винить себя, что вы не смогли вписаться в столь жесткую систему!

Сайт www.sympaty.net – Красивая и Успешная. Автор — Блинова Дарья Валериевна, журналист-обозреватель. Статья проверена специальным психологом Грызловой Ольгой Юрьевной. Подробнее про авторов сайта Копирование этой статьи запрещено!

Работайте вне стола

Способ для тех, кому становится совсем невмоготу работать в опенспейсе. Здорово, если ваша компания даёт возможность иногда работать из дома, но если это не ваш вариант, выход всё равно есть. Попробуйте ненадолго выйти в тихое кафе или на часок забронируйте свободную переговорку (главное не злоупотреблять этим приёмом, чтобы уже вашим коллегам не пришлось проводить совещание посреди офиса). Если вы работаете за стационарным компьютером, а не за ноутбуком, попробовать стать немного мобильнее всё равно стоит — можно, например, распечатать какую-то информацию, которую нужно изучить (хотя, конечно, это не самый экологичный вариант), или поработать с телефона — прочитать гугл-док или ответить на письма можно и с него.

Фотографии: artbox_of_life — stock.adobe.com, bando, etsy — stock.adobe.com

Как защитить свои границы? Пять шагов

Люди, с которыми мы общаемся, неосознанно считывают наши границы еще на первых этапах знакомства. Некоторые так хотят понравиться всем и избегать конфликтов, что не реагируют на незначительные нарушения своих границ. Тогда коллеги не чувствуют их и могут неумышленно нарушать в дальнейшем — ведь раньше мы на такое не обижались.

Шаг № 1: Сразу дайте понять, как с вами можно себя вести, а как — нет

Для этого важна ассертивность — осознание своих границ и личного достоинства (а также границ и достоинства других людей), неуклонность в их защите и готовность к партнерскому взаимодействию на равных. Это честность и открытость, когда проблемы проговаривают и решают, а не замалчивают.

Шаг № 2: Определите проблему

Если ваши границы были нарушены, четко и ясно определите для себя, в чем именно состоит нарушение. Подготовьтесь к разговору с коллегой, чтобы указать на конкретную проблему, но в порыве эмоций не обвинить его во всем на свете.

Шаг № 3: Спокойно обозначьте свои границы в диалоге

Поговорите с коллегой наедине и объясните, что с вами так себя вести нельзя. Расскажите, что вы чувствуете, когда он поступает с вами так, как вам бы не хотелось. Попросите больше так не делать.

Шаг № 4: Усиление реакции

Если после разговора с коллегой он продолжает вести себя по-прежнему, вы имеете полное право пропорционально усиливать реакцию. Например, делать ему более строгие замечания каждый раз сразу же, как только ситуация повторяется.

Шаг № 5: Обратитесь к менеджеру

Если конфликт все равно не разрешается и становится очевидно, что самим вам не разобраться — обратитесь к менеджеру. Объясните ему ситуацию и попросите повлиять на нее. Как вариант, найти для коллеги (или для вас) другое место в опенспейсе или другую команду.

Агрессия в ответ на агрессию. А что, так можно было?

К сожалению, иногда нарушение границ носит грубый характер. Мягкая, хоть и настойчивая реакция может быть просто неэффективной. Тогда вы имеете право проявить агрессию в ответ

Но здесь важно следовать двум принципам:

1) Соразмерность.

В уголовном праве существует понятие необходимой самообороны: человек имеет право защищать себя, и может при этом нанести агрессору вред, не больший, чем блага, которые он или она защищает от агрессии. То есть если у вас пытаются отобрать кошелек, вы не можете в ответ на это убить — это будет превышением необходимой самообороны.

2) Мотивация.

Почему компании выбирают open space

Аренда офисов с открытым пространством обходится компаниям дешевле, чем отдельные кабинеты. Сотрудники сидят плотнее и занимают меньшую площадь.

В кабинетах тратится больше времени на переписки и чаты, а в open space любой вопрос решается на месте. Стираются грани между должностями, работа над совместными проектами движется быстрее, а коллеги лучше ладят друг с другом.

Офисы open space предпочитает большинство международных работодателей. Facebook, Dropbox, Airbnb организовали работу, сочетая закрытые и открытые площадки. Сотрудники меняют обстановку в течение дня, могут собраться в переговорной комнате или уединиться, чтобы никто не мешал.

В открытом офисном пространстве есть свои положительные и отрицательные стороны.

Дисплеев много не бывает

По всему нашему офису развешаны дисплеи с полезной информацией: ключевые OKR компании, новости из регионов, анонс ближайших мероприятий. Была идея транслировать в режиме реального времени то, что происходит на нашем складе в Быково, в транзитных складах в городах доставки, на пунктах самовывоза. Пилот технически прошел успешно, но мы не стали запускать проект из-за юридических сложностей. По закону такая трансляция требует получения разрешений на съемку каждого сотрудника. А для пунктов самовывоза, куда приходят другие люди, это реализовать вообще нельзя. Так что от этой классной идеи пришлось отказаться, хотя мы видели подобное в офисах мировых компаний — выглядит это здорово и помогает объединить распределенные структуры.

На втором этаже, где сидят tech-департаменты, почти у каждой команды висят настроенные мониторинги с ключевыми показателями сервисов, которые разрабатывает и поддерживает команда

Проходя мимо, коллеги могут поинтересоваться ситуацией или обратить внимание команды на показатели, если что-то пошло не так. Когда у тебя более 100 внутренних сервисов, приходится за ними тщательно следить

Одновременно с переездом мы обновили оборудование на рабочих местах. Все разработчики у нас теперь трудятся на обновленных ноутбуках, при желании каждый может взять себе один или два 27-дюймовых монитора.

Еще некоторое количество настенных планшетов отвечают у нас за бронирование переговорок. Я уже упоминала, что отдельные пространства для бесед — главная фишка нашего нового офиса. И система бронирования — важная ее часть. Хотя подрядчик предлагал разные варианты, в итоге мы взяли связку Zoom Rooms, Google Calendar и Google building & resources. Все платное, но не вендорлок, есть возможность использовать девайсы общего назначения, в том числе ipad’ы. Такой набор оказался быстрее, удобнее и функциональнее специализированных устройств. Система показывает расписание прямо на дверях переговорок, позволяет бронировать их на будущее или выбрать «прямо сейчас» свободную комнату для разговора с глазу на глаз.

Zoom конференц-система интегрирована в бронирование переговорок

Реализовали полный доступ в здание и перемещение по офису через систему распознавания лиц Face ID, так что, если сотрудник забыл пропуск дома, нет нужды выписывать временный. Каждый человек специальным образом сфотографировался, и первое время все работало стабильно. Как вы думаете, что произошло потом? Буквально через пару месяцев люди начали менять имидж: отрастил или, наоборот, отстриг челку, надел линзы вместо очков — и двери перестали открываться, так как, с их точки зрения, человек на себя не похож. Так что, если Fashion is your profession, придется снова использовать пропуск или сделать новую фотографию в системе.

Face ID позволяет ходить без пропуска

Внутри офиса у нас есть большой крытый атриум, где мы можем круглый год устраивать любые мероприятия, так как полностью контролируем внутреннее пространство, расписание и технику. Здесь мы проводим ежеквартальные встречи tech департаментов IT Gathering, а для пятничных IT Fests и Tech Talks берем одну из переговорок-трансформеров.

Митап Mosdroid в атриуме

Lamoda Housewarming Party

Transformer Room — две переговорные, которые объединяются в одну для встреч на 40-50 человек

Введите режим «не беспокоить»

Для ситуаций (или даже дней), когда у вас совсем нет возможности отвлекаться на чужие вопросы и разговоры с коллегами, пусть и по делу, можно ввести особый знак, который покажет, что сейчас вас лучше не трогать. Во многих офисах таким знаком служат наушники, бывает, что вокруг них даже выстроена сложная система (условно, если вставлены оба наушника — «не беспокоить», если один — «беспокоить можно, но не стоит, если вопрос несрочный»). Но можно пойти другим путём и поставить для таких ситуаций специальный знак — вплоть до простой таблички с надписью «не беспокоить». Да, возможно, поначалу это будет выглядеть странно — зато со временем наверняка поможет вам отвоевать ещё немного личного пространства.

Ошибка 2. Темнота

Проблема: в больших помещениях не хватает естественного света: если окна расположены только с одной стороны, то сотрудники у противоположной стены по 8 часов в день не видят солнца. Решение: дорогостоящее решение предложил Фрэнк Ллойд Райт в офисе «Джонсон Вакс». В главном помещении свет льется с потолка, проходя сквозь древовидные колонны и создавая мягкое рассеянное освещение. Но есть и более универсальный выход, который использовали, к примеру, в кампусе Google в Дублине: к потолку подвесили белые экраны. Они удерживают электрический и естественный свет, не давая ему рассеиваться.

Темный потолок с открытыми коммуникациями поглощает много света

Главное помещение в офисе «Джонсон Вакс» — «Great Workroom»

Немного в защиту open space

— Этот формат рабочего пространства получил широкое распространение в середине 20 века в США. На сегодня до 90% американских работников трудятся в офисах такого типа.

Дмитрий Архипов
Руководитель направления бизнес-решений Plantronics

В России и СНГ открытая планировка также стремительно завоевывает рынок. Это можно объяснить в первую очередь экономией. Дело в том, что при размещении одинакового количества сотрудников в открытом пространстве, без стен и отдельных кабинетов, требуется гораздо меньшая площадь. Это значительно снижает затраты на аренду или покупку помещения, а также на коммунальные расходы.

Еще одним плюсом такого выбора называют повышение корпоративного духа и укрепление межличностных связей сотрудников, что способствует сплочению коллектива и улучшению рабочих процессов. Например, исследование Bank of America, в ходе которого 90 сотрудников носили датчики, регистрирующие перемещения и тон голоса во время разговоров, показало, что более общительные работники продуктивнее.

После эксперимента были введены специальные перерывы для общения, вследствие чего производительность коллектива выросла на 10%.

В целом открытое помещение выглядит более светлым и современным, настраивает на рабочий лад.

Однако нельзя не отметить, что при размещении в офисе формата open space сотрудникам бывает гораздо труднее сосредоточиться на задачах, ведь уровень фонового шума значителен. Согласно исследованию Plantronics совместно с международной консалтинговой компанией Oxford Economics 2018 года, только 1% сотрудников (по сравнению с 20% в 2015) отмечают, что они имеют возможность блокировать отвлекающие факторы и сосредотачиваться, не предпринимая специальных действий. При этом 54% руководителей считают, что их сотрудники имеют необходимые инструменты для минимизации шума и суеты в офисе, но только 29% работников согласны с этим (по сравнению с 41% в 2015 году).

75% опрошенных сказали, что им нужно выйти на улицу, чтобы сосредоточиться, а 32% используют наушники, чтобы блокировать окружающие шумы. А сотрудники в самых шумных офисных условиях более всего склонны к тому, чтобы уволиться в течение следующих шести месяцев.

Но даже несмотря на недовольство сотрудников условиями работы в офисах open space, руководители не отказываются от этого формата из-за его экономической выгоды. А чтобы удержать хороших специалистов в штате, руководство предпринимает шаги, которые позволяют модернизировать офис и создать более гибкие условия труда. Расскажу о технологиях и приемах, используемых для повышения комфорта сотрудников

Виды чек-апов в КСЦ «Переделкино»

Чек-ап Щитовидная железа

• скрининг щитовидной железы;
• анализ ТТГ;
• анализ на Т4
• тест на Антитела к ТПО;
• УЗИ щитовидной железы;
• консультация врача-эндокринолога.

После завершения обследований, врач-эндокринолог изучает результаты анализов, дает рекомендации или назначает лечение.

Чек-ап Сахарный диабет

Подходит для тех, у кого повышен уровень сахара в крови, есть генетическая предрасположенность к диабету, лишний вес, наблюдается повышенная утомляемость.

Включает в себя:

• Диагностику (глюкоза, инсулин, С — пептид, гликированный гемоглобин (HBA1C));
• УЗИ органов брюшной полости;
• консультацию врача-эндокринолога.

Чек-ап Избыточная масса тела

Показания для обследования: одышка, усталость, лишний вес, наследственность.

В обследование входят:

• анализы на ЛГ, ФСГ, эстрадиол, ТТГ, тестостерон общий, пролактин, DHEA-S, Т4 свободный, антитела к ТПО, АЛТ, АСТ, билирубин и его фракции, липидограмму, глюкозу, гликированный гемоглобин (HbA1c).
• Узи органов брюшной полости;
• Консультация врача-эндокринолога;
• Консультация врача-терапевта;
• Консультация врача-психотерапевта.

Чек-ап Здоровые сосуды

Подходит тем, у кого наблюдаются следующие симптомы:

• головокружение;
• снижение концентрации внимания;
• повышенный холестерин.

А также, если у родственников в анамнезе есть сердечно-сосудистые заболевания.

Обследование включает в себя:

• анализы на липидный обмен, липидограмма (холестерин, холестерин-ЛПВП, холестерин-ЛПОНП, триглицериды, коэффициент атерогенности (КА), атерогенный индекс плазмы (AIP)), аполипопротеин А1, В;
• УЗДГ БЦА (ультразвуковая допплерография брахиоцефальных артерий и сосудов);
• РЭГ (реоэнцефалография);
• гемодин;
• консультация врача-невролога.

Чек-ап Здоровые суставы

Показания для диагностики:

• отечность;
• боль в суставах;
• хруст в суставах при движении;
• наследственность.

В обследование входят:

• анализы (ревматологический, общий анализ крови CBC/Diff СОЭ, общий белок, антистрептолизин О, на ревматоидный фактор, CRP, на антинуклеарные антитела (ANA), на антитела к циклическому цитрулиновому пептиду (anti-CCP));
• физиотерапевтический метод лечения №4;
• консультация терапевта.

Чек-ап Здоровая печень

Показания для обследования:

• лишний вес;
• тяжесть в правом боку;
• повышенный холестерин или печеночные ферменты;
• потеря веса без причины;
• неестественный цвет кожных покровов, склер;
• наследственность.

В обследование входят:

• анализы: АЛТ, АСТ, ГГТП, билирубин и его фракции, щелочная фосфатаза, альбумин, общий белок, мочевина;
• Узи органов брюшной полости
• Консультация терапевта

Как же оптимизировать работу в open space?

Как мы видим, преимущества работы в таких офисах практически нивелируются перечнем значимых недостатков. Часто в компаниях принимают решение установить специальные перегородки, но и это не решает проблему, а еще больше повышает уровень стресса. Давайте разберем, как организовать open space пространство, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее и работали эффективнее.

1. Установите правила 

Нормы поведения в маленьком коллективе можно проговорить устно, учитывая все пожелания сотрудников. Если же мы говорим об огромном коллективе корпорации, то здесь выходом будет своеобразная инструкция о правилах поведения в опенспейсе. Проведите анонимный опрос с помощью Google Forms или  голосование в вашей HRM-системе и установите, что больше всего раздражает основную часть сотрудников вашей компании и инициируйте изменения. 

2. Организуйте пространство

После того, как вы выяснили основные потребности сотрудников, необходимо обустроить офис для комфортной работы. К примеру, если большинство беспокоит уровень шума, разделите пространство так, чтобы работники «на телефоне» сидели подальше от тех, кто занимается работой, требующей повышенной концентрации внимания. 

Хорошим решением будет оборудовать специальные комнаты тишины, в которые можно уйти в любой момент, сосредоточиться на важной задаче, обсудить вопросы команды или переговорить с клиентом. Также важно давать работникам возможность сбросить напряжение и снизить уровень стресса

Это можно сделать, оставив немного пространства для зоны развлечений. Несколько партий в пинг-понг или настольный футбол в отдельной комнате отлично справятся с этой задачей. 

Резюмируем: создайте такие условия, чтобы сотрудники обедали на кухне (или в определенном месте), отдыхали в игровых комнатах, могли удалиться для переговоров в отдельное помещение и выполняли свои основные задачи на рабочем месте в open space.

3. Отведите для совещаний отдельное время

Часто бывает так, что к тимлиду или проджект менеджеру у сотрудников собирается много вопросов и они могут их обсуждать просто на рабочем месте, отвлекая его и остальных. Такую ситуацию решит большее количество совещаний. Специально отведенные часы для решения стратегических задач помогут снизить уровень шума в коллективе и сделать работу каждого сотрудника продуктивнее.

4. Разделите личное и рабочее пространство

Многие сотрудники любят обсуждать планы на вечер или новый фильм в кинотеатре просто на рабочем месте. Отлично, если это не мешает рабочему процессу и другим, не участвующим в разговоре людям. Такое общение позволяет немного отдохнуть от рутинных дел. Это превращается в проблему, когда весь огромный коллектив за работой вынужден слушать чей-то телефонный разговор про поход к косметологу или скидки в продуктовом. Возможно кому-то такая информация будет полезна, но большинство она раздражает

Потому важно обсудить этот момент с сотрудниками и предложить им говорить по телефону в коридоре или комнате отдыха. 

5. Уменьшите уровень шума

Определите все предметы, издающие шум, вроде кофемашины или принтера, и сосредоточьте их по возможности в отдельных кабинетах или коридоре. Это значительно снизит уровень шума. Также позаботьтесь о том, чтобы у каждого сотрудника на столах были наушники, которые позволяют переключиться на любимую музыку и сосредоточиться на задачах. 

Open space в России

Мода на open space пришла в Россию с Запада. Однако, несмотря на престижность, не прижилась среди сотрудников. По последним данным исследовательского центра Superjob, только 16% сотрудников готовы работать в открытом офисном пространстве. За «кабинетную» систему работы высказалось 59% респондентов.

Желание работать в open space меньше у сотрудников старшего возраста: 20% опрашиваемых до 24 лет высказались за открытые пространства, и 14% – среди 45-летних сотрудников.

Противники системы чаще всего ссылаются на то, что в open space снижается концентрация внимания: «Очень тяжело, когда нет возможности спокойно что-то обдумать, проанализировать, принять решение, в конце концов, с кем-то поговорить наедине, обсудить рабочие моменты». Тогда как работа в кабинете помогает сосредоточиться и способствует меньшей утомляемости.

Что было не так со старым офисом?

Идея переезда появилась не на пустом месте. Нам нравился старый офис, когда мы только въезжали в него. Но компания выросла, и мы поняли, что планировка помещения — не самая удобная для такого количества человек, а перестраивать что-то под себя было запрещено. Сотрудников становилось больше, и в какой-то момент нам просто перестало хватать места. Tech блок вырос до 300 специалистов: Information Technology и Data Analytics, которым приходилось размещаться на трех, а иногда и четырех этажах. Переговорки постоянно были заняты, а других мест для разговоров не было вовсе, так что многие общались прямо в open space. IT-инфраструктура тоже требовала расширения: ярче всего это было заметно по тому, сколько лишних проводов было раскидано в помещениях. С ростом компании мы начали проводить все больше мероприятий. А единственный доступный конференц-зал был рассчитан на 300 человек, и под любые митапы приходилось арендовать его — даже если на встречу заявлялось всего 30 участников.

Не нравилась нам в старом офисе и столовая. Скажем прямо — она была ужасна. В общих зонах были вендинговые автоматы, но их явно не хватало, да и еда там была так себе.

Часть перечисленных проблем как-то решали, договариваясь с арендодателем. Но все равно было понятно, что это лишь временная мера. Нам нужно было больше пространства, адаптированного под наши потребности. Это задача, которая не имеет идеального решения: очевидно, что невозможно найти площадку на 1000 сотрудников, которую можно было бы построить с нуля под свои желания, в пределах Садового кольца и за разумные деньги.

Преимущества открытых офисов

Первым и самым главным преимуществом является существенная экономия пространства, поскольку перегородки и двери отнимают действительно много места. Работодатель таким образом экономит на аренде, причем экономия получается действительно существенной. Расходы на ремонт у владельца фирмы также снижаются, так что тип офиса open space однозначно выгоден с финансовой точки зрения.

Кроме того, руководитель может постоянно контролировать сотрудников: когда все находятся на виду, гораздо проще уследить за тем, кто что делает. Таким образом можно легко выявить работников, которые увиливают от своих служебных обязанностей.

Но открытый офис удобен не только для руководства, но и для самих сотрудников, поскольку взаимодействие между ними значительно ускоряется и упрощается, Поскольку не приходится бесконечно ходить по кабинетам. Да и вообще общение получается значительно более непринужденным — люди из разных отделов хорошо ладят друг с другом. Тут формат офиса open space однозначно проявляет себя с самой лучшей стороны.

Кроме того, это хороший вариант для новичков, которые действительно легко вливаются в рабочий процесс и могут советоваться с более опытными коллегами спокойно, без необходимости идти в кабинет, стучать и так далее. И никто не жалуется, что на него «повесили» новенького.

Наконец, нельзя не отметить, что открытое пространство если не искореняет злоупотребления и коррупцию полностью, то существенно ее минимизирует. Да и в целом все рабочие задачи решаются куда оперативнее. Словом, преимуществ у open space офиса хватает, но есть у него и недостатки.