Как перевести сотрудников на гибкий график, чтобы не получить штраф от трудовой инспекции

Как это понять – гибкий график работы

Проанализировав статью в ТК о гибком графике работы, можно понять, что это компромисс между работодателем и сотрудником касательно режима рабочего дня.

Одна из сторон не имеет права самостоятельно утверждать такой график работы. Рабочий день распределяется следующим образом:

Переменное время	Сотрудник приступает к работе не в строго отведенное время, а в ранее оговоренное и согласованное, касается это и окончания рабочего дня
Обязательное время	То, в которое все работники находятся на рабочих местах
Перерыв на обед	По усмотрению сотрудника
Учетный период	Время (день, неделя или месяц), в течение которого сотрудник должен отработать свою норму

То есть, трудовой день не имеет фиксированного начала и окончания. Норма времени – середина рабочего дня.

В течение этого периода работодатель производит учет отработанных часов конкретным сотрудником или предприятием в целом.

Такие условия предоставляются в следующих случаях:

У работника имеется основное рабочее место	И он хочет иметь дополнительный заработок, работая ограниченное время
Человек учится	И желает дополнительно зарабатывать
У сотрудника семейные обстоятельства	Позволяют работать лишь в определенное время
Условия работы такие	Что человек должен находиться на работе в установленное время

Чтобы ввести гибкий рабочий график, необходимо придерживаться таких правил:

Сотрудников необходимо оповестить об этом за 1 месяц	А также ознакомить их с правилами и особенностями работы по гибкому графику
Максимальную продолжительность работы	Нельзя устанавливать более 9 ч на каждый день
В сумме часы работы за учетный период	И норма часов за этот же промежуток должны совпадать
Если работа выполняется за пределами организации	Гибкий график не устанавливается

Составление трудового договора (образец)

Для оформления трудового договора в графе «Условия и характер работы» необходимо указать «Гибкое рабочее время».

Главное условие соглашения – полная договоренность работодателя и сотрудника по каждому пункту.

В соглашении обязательно указать:

• предмет;
• испытание (при наличии);
• обязанности и права каждой стороны;
• как будет производиться оплата труда;
• ответственность;
• особые условия;
• заключение.

Заключение договора осуществляется по такой схеме:

1. Подача заявления о приеме на работу.
2. Ознакомление с нормативными актами и договором.
3. Подписание соглашения.
4. Издание приказа о приеме на работу.
5. Оформление трудовой книжки.
6. Оформление личной карточки сотрудника.
7. Запись в табель рабочего времени.

К договору следует приложить – приказ об установлении гибкого графика и соглашение о новом режиме работы (если до этого сотрудник работал на основном режиме).

В чем преимущества

Гибкий график имеет преимущества как для работодателя, так и для сотрудника. Человек имеет возможность самостоятельно распланировать свой рабочий день.

Видео: программа учета рабочего времени «Большой брат», гибкий график в офисе

Трудовую деятельность можно сочетать с личными делами, не привлекая в это работодателя. Это отличная возможность избежать стрессов – из-за проблем с транспортом, общения с коллегами.

Можно совмещать с учебой. Для работодателей преимущества заключаются в следующем:

• экономия финансов на аренде помещения, оплате счетов и прочих расходов;
• возможность привлечь квалифицированных работников, которые находятся в другом городе;
• оплачивается результат работы, а не время;
• снижение текучести кадров.

Со скользящими выходными

Скользящий график работы также подразумевает наличие выходных. Но они будут не стандартные и не фиксированные – любые 2 дня в неделю.

Варианты для студентов

Первый вариант подразумевает работу, которая поможет развиваться, например, рекламный агент, менеджер, страховой агент и прочее.

Второй вариант не предусматривает никакого развития, но позволяет твердо заработать. Это – работа курьером с гибким графиком, грузчик, уборщик и прочее.

Постыдного в этом нет ничего, особенно для тех, кто хочет самостоятельно зарабатывать, не имея опыта. Работа позволит расслабиться и отвлечься от учебного процесса.

Это отличная возможность не только заработать денег, но и приобрести навыки, применить знания на практике.

Такой вариант заработать привлекает студентов – совмещение учебы и работы, время на отдых, деньги в кармане.

Таким образом, гибкий график работы – такой график, при котором продолжительность рабочего времени не фиксированная – сотрудник может приступать к выполнению обязанностей в одно время, а заканчивать работу в другое.

Однако, за учетный период он должен выполнить положенную норму. Такой график работы должен фиксироваться в документах – трудовом договоре.

Основные сведения

В Российской Федерации существует закон, согласно которому человек имеет право работать по такому графику, который его устраивает.

Несмотря на все это, при гибком графике также должна присутствовать дисциплина. Сотрудники должны находиться на рабочем месте определенное время.

Сюда не входит перерыв на обед. Это та же трудовая неделя, только рабочее время может длиться не только 8 ч, но и 4 ч, и 12 ч.

Гарантии работникам те же – отпуска, выходные, больничные и декретные. Главная особенность системы – сотрудник вправе самостоятельно выбрать продолжительность рабочего дня.

За конкретный период он обязан выполнить указанный объем работы. Гибкий график помогает решить множество проблем:

Исключить опоздания, прогулы, уход с работы в любое время	Отработанный период учитывается в автоматическом режиме
Удобная система для тех категорий	Которые не могут работать в обычное время
Повысить уровень ответственности сотрудников	Заинтересованность в выполнении задания за короткие сроки

Такая система подходит не всем. Если нет опыта, необходимой квалификации и уровня ответственности, график не подойдет.

Рассмотрим пример распорядка дня с таким графиком работы:

Фиксированное время	С 11 ч утра до 17.00
Переменное время	С 9 ч утра до 11 ч, с 17.00 до 18.00
Обеденный перерыв	С 13 ч до 14 ч

При скользящем рабочем графике также предусмотрена ответственность в случае нарушений:

Если работа не выполняется в сроки	Работодатель имеет право установить штраф и назначить новый срок для сдачи
Если в результатах присутствует брак	Также налагаются штрафные санкции
Прогул	Отсутствие на рабочем месте приведут к выговору или увольнению
При неполном выполнении обязанностей	Предусмотрен штраф
При неполной выработке часов	За отчетный период сотруднику грозит штраф или перевод на обычный график работы

Трудовой процесс контролирует руководитель организации или сотрудник отдела кадров.

Гибкое рабочее время устанавливается в том случае, если по производственным условиям невозможно установить график с обычным рабочим режимом.

Когда определяется размер заработной платы, следует учитывать почасовую тарифную ставку или месячный оклад. Отработанные часы умножаются на ставку по тарифам.

Если установленная месячная норма не была отработана, оклад за месяц делится на число рабочих часов за месяц и умножается на фактически отработанное время. Работодатель обязан правильно оформить документы на сотрудника.

Если сотрудник хочет работать по такому графику, а работодатель не видит в этом необходимости и отказывает ему, это будет законно – договоренности не было достигнуто.

Руководящее лицо имеет право вводить скользящий график, но не обязан это делать.

Существует ситуация, по которой работодатель не вправе отказать – если у сотрудника имеется несовершеннолетний ребенок или ребенок-инвалид. Родители имеют право работать неполную неделю.

Что это такое

Гибкий график работы – это такой способ распределения рабочей деятельности, который дает возможность сотруднику самостоятельно устанавливать продолжительность рабочего дня – его начало и окончание.

Какие они бывают

Может существовать в организации в одной из 3 форм. Разновидностями гибкого графика работы являются:

Скользящий	Четко установленная система, которая чередует выходные и рабочие дни. Продолжительность не похожа на традиционный график (5 рабочих, 2 выходных). Применяются такие циклы – 2 рабочих – 2 выходных, 3 рабочих – 3 выходных, 1 сутки рабочие – 3 выходных
Посменный	Сотрудник работает в конкретной смене, продолжительность которой от 5 ч до 12 ч. В течение дня в организации работает несколько смен, например, с 7.00 до 15.00 и с 15.00 до 23.00. Бывает и ночная смена – с 23.00 до 7 утра. Устраиваясь на работу, человек самостоятельно выбирает смену
Свободный	При котором работнику не выдвигают требований по поводу времени пребывания в организации

Законодательная база

Сюда относятся – работники центра радиосвязи, операторы. В соответствии с 57 статьей Трудового кодекса, если режим сотрудника отличается от общих правил, это необходимо прописать в трудовом соглашении.

Согласно Трудовому кодексу:

Статья 100	Раскрытие вопроса о формировании рабочего времени
Статья 101	Вопрос о ненормированном графике работы
Статья 102	Понятие скользящего графика, его особенности

Разновидности гибкого графика работы

Гибкий график на предприятии может существовать в одной из трех форм:

1. Скользящий. Представляет собой четко установленную систему, включающую последовательность рабочих и выходных дней. Однако продолжительность цикла отличается от традиционного (5 рабочих дней, 2 выходных). Зачастую применяют такие циклы: 2 дня рабочих, 2 выходных; 3 дня рабочих, 3 выходных или одни сутки рабочие, 3 суток выходные. Порядок работы электромонтера на металлургическом предприятии представляет собой образец гибкого графика работы по скользящей системе. Его трудовая неделя (цикл) длится 5 дней, при этом на первой календарной неделе его выходными днями будут четверг и пятница, а на второй – вторник, среда и воскресенье.
2. Посменный. Сотрудник «прикрепляется» к какой-либо смене продолжительностью от пяти до двенадцати часов. На протяжении суток на предприятии может работать несколько смен. Например, первая начинается в 7:00 утра и заканчивается в 15:00, вторая работает с 15:00 до 23:00. Может быть еще и ночная смена, с 23:00 до 7:00. Поступая на работу, человек подбирает такую смену, которая устроила бы его с точки зрения биологического ритма или жизненных обстоятельств.
3. Свободный. Это гибкий график, при котором работнику не предъявляют ежедневных требований касательно временных рамок пребывания на предприятии. Такая система организации труда предполагает разработку более крупного объема работы на неделю или на месяц.

Профессии и категории работников со свободным графиком работы

Свободный график доступен при ограниченном количестве профессий. Вот список самых распространенных категорий работников, которые могут получить эту возможность:

• менеджер;
• системный администратор, специалист IT;
• дизайнер;
• копирайтер;
• переводчик;
• бухгалтер;
• редактор, публицист и журналист.

Этот перечень не является исчерпывающим. В наши дни количество таких специальностей увеличивается.

Кому подойдет работа со свободным графиком:

• учащимся вузов и ссузов, которым нужна подработка для совмещения с учебой;
• женщинам в декретном отпуске, ищущих работу на неполную ставку;
• работникам творческих профессий, которым необходима свобода действий, а не деятельность в офисе с жесткими рамками.

Юридические аспекты введения гибкого рабочего графика

В трудовую книжку даннные о работе по гибкому графику не вносятся

Во всех случаях трудовые отношения регулируются законодательством, и юридические нормы позволяют решать споры между работодателями и работниками. Понятие гибкого рабочего времени прописано в статье 102 ТК РФ, в ней указано, что по договору работодатель сможет согласовывать с сотрудником время начала и окончания рабочего дня, а также его продолжительность.

В трудовые книжки при приеме на работу запись о гибком рабочем графике не вносится, и такие сотрудники имеют равные права с теми, кто работает по фиксированной схеме. Несмотря на внешнюю лояльность схемы гибкого рабочего графика, есть несколько важных положений, которые работодатель не имеет право нарушать:

1. Суммарное время, проведенное на рабочем месте даже по скользящему графику не должно превышать 10 часов. Если же суммарный рабочий день длится дольше, работодатель обязан оплачивать переработку по более высокому тарифу.
2. Если работникам предстоит перевод на гибкий график, согласно статье 74 ТК РФ их необходимо проинформировать об этом не позднее, чем за 2 месяца.
3. Поскольку норма рабочего времени будет приблизительно той же, что и при обычном режиме труда, сотрудникам должен быть обеспечен установленный соцпакет: это касается не только оплаты отпуска, но и больничных, а также выплата премии в соответствии с правилами, принятыми в компании.
4. Если сотрудник должен работать вне организации, например, его направляют в командировку или иную служебную поездку, это время работы также должно учитываться и оплачиваться в полной мере.
5. Скользящий график очень часто устанавливается женщинам, имеющим детей. Работодатель и сотрудница могут прийти к соглашению об установлении свободного графика на определенный срок, но он может быть и бессрочным.

Таким образом, даже при скользящем графике работы работодателя никто не освобождает от ответственности за сотрудников, и он должен соблюдать все положения трудового кодекса.

Гибкий рабочий график – это возможность по-новому выстроить отношения между работником и работодателем. Кому-то она позволяет организовать более продуктивный процесс труда и добиться лучших результатов, а для кого-то такая мера является преждевременной. Во многом результативность свободного графика зависит от сплоченности коллектива, чувства ответственности за свою работу и стремления добиваться хорошего результата.

Мнение юриста-эксперта:

Режим гибкого рабочего времени накладывает дополнительную ответственность как на работника, так и на работодателя. Это связано с тем, что со стороны предприятия требуется доверие к своему персоналу, а с другой стороны – высокий уровень самодисциплины. Применение гибкого графика для всего коллектива не всегда приводит к положительному результату. Особенно это заметно в крупных компаниях.

К такому режиму, дальновидные руководители подходят сугубо индивидуально. Для этого есть две причины. Первая, не всегда его можно реализовать, не нарушив закон. Вторая, есть такие профессии, для которых это невозможно. Наглядный пример, работники, которые работают по строгому расписанию (продавцы, водители, педагоги и т.п.).

Еще могут возникнуть трудности для работников, работа которых сопряжена с вредными условиями труда. Для них могут предусмотрены дополнительные перерывы, соблюдение которых необходимо контролировать. Работодатель обязан создать нормальные условия труда, оборудовать рабочее место. Существует большое количество санитарных норм и правил, которые следует соблюдать. К ним относится и работа за компьютером. Именно такой категории работников чаще устанавливают гибкий график. Еще для них работодатель иногда разрешает частично работать на дому. Как контролировать соблюдение безопасных условий труда?

Возникает много вопросов, которые необходимо урегулировать при заключении трудового договора. В нем предусмотреть ответственность работника за соблюдение режима труда и отдыха. Иначе работодателю может придется в суде отвечать за то, что не обеспечил нормальные условия своим работникам. Об этом забывать нельзя.

Понятие

Статья 102 Трудового Кодекса даёт определение гибкому графику. Он определяется как обоюдное соглашение сторон о начале, окончании и продолжительности рабочего дня.

Кодекс дает максимальную свободу в формулировке, работодатель и сотрудник могут по желанию варьировать рабочие часы. Главным условием является обоюдная договоренность.

В HR-практике выделяют три вида гибкого графика:

1. Скользящий график работы. В трудовом договоре у сотрудника, работающего по такому графику, рабочее время является стандартным. Он работает столько же, сколько и его сослуживцы. Отличие здесь — плавающие часы работы. Пример: человек может приходить раньше обычного времени начала работы на два часа, но и уходить на два часа раньше.
2. Свободный. Особенно удачным решением будет для музыкантов, художников, журналистов. Некоторые виды деятельности чрезвычайно сложно регулировать и измерять стандартными способами.
3. Посменный. Понятие «сменный график» — это вид организации рабочего времени знаком каждому. Пример, ночные смены в больницах.

Внимание! Положения о ненормированном рабочем дне регулирует другая статья Кодекса — 101 ТК РФ

Подходящие должности

Хотя в прошлом пункте вскользь были упомянуты должности, для которых гибкий график работы в целом подходит, для лучшего понимания ниже приведён расширенный список примеров и их развернутое описание. Трудовой договор со скользящим графиком работы , распространен на все регулярные должности, в т.ч. офисные.

Маркетологи, секретари, менеджеры.

Главным вопросом будет целесообразность введения такого графика.

Если работнику и работодателю это подходит, то практически для любой должности можно организовать скользящий график. Особенно полезным он будет для сотрудников, имеющих другие важные дела, помимо работы.

А именно: учёба, подработка в другом месте.

Смены: принципиально нет ничего нового. Смены были введены еще на заре капитализма, когда владельцы фабрик хотели, чтобы производство работало круглые сутки и постоянно выпускало продукцию, но их желание упиралось в физиологические особенности человека.

Поэтому и была придумана такая система. Она широко применяется на заводах, в экстренных службах (больницах, службах спасения), а также в частном секторе (круглосуточные магазины).

Свободный график: с одной стороны мы имеем очень плохо регулируемую стандартными способами деятельность — творческую. С другой — потребность в заключении формальных отношений между работником и компанией.

Трудовой договор со свободным графиком работы – оптимальный выход из этой непростой ситуации. Дизайнеры, художники, музыканты, писатели, тренеры, им очень подходит такой вид рабочих отношений.

Варианты

Несмотря на большую степень свободы при гибком графике, требуется контроль и учёт рабочего времени.

Выделяют три основных типа:

1. Поденный — устанавливается конкретное количество рабочих часов, они должны быть отработаны в течение одного дня.
2. Еженедельный — если нет возможности обеспечить контроль времени в рамках одного дня, то устанавливается норма часов для одной недели.
3. Ежемесячный — ему отдаётся предпочтение, если невозможно контролировать рабочее время предыдущими двумя способами.

Учётный период в некоторых случаях может быть увеличен, например, до «квартальной» отчётности.

Ответственная сторона за организацию рабочего времени, основных принципов и способов учёта — работодатель.

Учётом рабочего времени занимается кадровый отдел.

Для заполнения используется стандартная форма «Т-13», это стандартный табель рабочего времени.

Когда не подходит?

В некоторых случаях гибкий график будет неудачным решением. К таким относятся: предприятия, на которых действуют особые условия безопасности, если на предприятии слабая трудовая дисциплина.

Помимо этого, зачастую в сфере гос. службы введение гибкого графика не представляется возможным, в силу бюрократической “неповоротливости”. Частные фирмы в этом плане имеют больше возможностей.

Составные элементы контракта

Составными элементами являются:

• фиксированное время — время, когда сотрудник обязательно присутствует на предприятии;
• переменное время — промежуток времени, когда работник имеет право сам определять начало и конец рабочего дня;
• перерыв на еду — статья 108 Трудового Кодекса закрепляет право работника на перерыв, питание и отдых. Минимум — полчаса перерыва.

Элементы можно дополнять уточнениями, подпунктами.

Закон и понятие

Гибкий, скользящий, свободный, режим ГРВ – все эти эпитеты принадлежат графику, о котором мечтает большинство сотрудников, потому что он дает им право в некоторой степени участвовать в планировании времени, потраченного на работу.

При установке режима гибкого рабочего расписания работник получает возможность по соглашению с работодателем самостоятельно регулировать одну или несколько позиций организации процесса труда:

• начало трудового дня;
• его завершение;
• количество часов, фактически отработанных во время рабочего дня.

Как составить трудовой договор с условием о гибком графике работы?

При этом сотрудник не вправе изменять суммарное количество рабочих часов, установленных штатным расписанием для своей должности на тот или иной период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Есть многие мнения, ошибочно считающие гибким графиком организацию работы, при которой работники сами распоряжаются временем, отведенным на каждую рабочую задачу. Неправомерно строить график по принципу «работаю тогда, когда считаю нужным, а не тогда, когда хочет начальник»

Трудовое законодательство РФ построено на учете рабочего времени, и никакие специальные графики и условия не могут отменить базового положения об установленном количестве рабочих часов в отчетный период.

Современная правовая база режима скользящего графика – ст. 102 Трудового кодекса Российской Федерации, которая прописывает особенности регулирования трудовых отношений при гибком расписании. Наряду с Трудовым Кодексом, в тех частях, которые ему не противоречат, используются достижения советского законотворчества в этой области:

• постановление Государственного комитета труда СССР и Секретариата ВЦСПС № 162/12-55от 30.05.1985 г. «Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
• постановление Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС № 170 /10-101 от 06.06.1984 г. «Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей».

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени. Работникам с гибким режимом рабочего времени установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц.Посмотреть ответ

Как перевести работника на гибкий график по Трудовому кодексу РФ

Графиком «г» называется режим трудовой деятельности, согласно которому как отдельным работникам компании, так и целым коллективам предоставляется право корректировать рабочее расписание в пределах достигнутых с работодателем договоренностей. Сотрудники могут самостоятельно определять время начала и окончания работы, а также продолжительность трудового дня. Также при этом согласовывается длительность учетного периода, в течение которого необходима выработка суммарного установленного нормативного числа рабочих часов в полном объеме. Исполнение обязанностей в соответствии с графиком «г» оформляется по формам Т-12 и 0504421.

Гибкий график работы и суммированный учет рабочего времени регулируются:

• правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с ч. 1 ст. 100 Трудового кодекса;
• трудовым контрактом, заключаемым с отдельным работником, если ему предлагается индивидуальное расписание.

Прежде всего, чтобы оформить гибкий график работы по Трудовому кодексу РФ (комментарии можно посмотреть в редакциях документа), необходимо достигнуть согласия между работодателем и сотрудником по режимным моментам. Установить такое расписание возможно не только для нового работника при его найме, но и для персонала, уже работающего в фирме. Необходимость перемены режима работы может возникнуть вследствие нескольких причин:

• изменения бытовых условий, социальной ситуации и т. п., когда сложившееся обстоятельства не позволяют трудиться по обычному графику;
• потребности в экономном расходовании временных ресурсов, росте производительности трудовой деятельности, совершенствовании рабочего климата в организации.

Гибкий график работы устанавливается в соответствии со статьей 102 Трудового кодекса РФ, которая позволяет определять внутри данного режима по соглашению сторон время начала и окончания трудового дня, а также его продолжительность.

Описать порядок работы в соответствии с таким расписанием, когда учетный период равняется неделе, можно следующим образом. Для сотрудника или коллектива устанавливается определенная продолжительность трудовой недели, например сорок часов. Рабочий день внутри данного периода может различаться по количеству часов (от 4 до 12). По окончании недели выработка должна составить 40 часов. Социальный пакет (выходные дни, отпуск, оплата больничного листа и т. д.), предоставляемый работающим по данному расписанию, аналогичен получаемому сотрудниками, трудящимися в стандартном режиме. Гибкий график не оказывает влияния на трудовые права — порядок начисления заработной платы и других выплат, на получение льгот, выслугу лет и т. п.

Факт трудовой деятельности в данном режиме должен быть отражен в следующих документах:

• Если оформление гибкого графика работы происходит во время найма нового сотрудника, информация об этом должна быть указана в приказе о приеме, издающемся на основании заключенного контракта; при этом работодатель наравне с унифицированной формой Т-1 может использовать свой собственный формат.
• При переводе на гибкое расписание человека, уже работающего в фирме, сведения о новом режиме работы вносятся в текст дополнительного соглашения к трудовому контракту. После его согласования и подписания работодатель выпускает распорядительный документ, в котором указывает факт применения режима рабочего времени для конкретного работника. В качестве его основания приводится дополнительное соглашение с сотрудником. Форма документа может быть разработана непосредственно в компании, однако в ней обязательно должны присутствовать сведения о работнике (Ф.И.О. и должность) и режиме (продолжительность периода учета, изменяемое и фиксируемое время, длительность обеденного перерыва), дата введения в действие. Сотрудник должен быть ознакомлен с данным документом под подпись.

Некоторые детали прописываются в таких нормативных документах, как:

• индивидуальный трудовой договор;
• приказы и прочие распорядительные документы компании;
• коллективный трудовой договор.

Работодатель должен внести в вышеперечисленные документы положение о нестандартном режиме работы сотрудника, превращая тем самым данный пункт в существенное условие. Теперь для изменения условий труда необходимо будет составление отдельного соглашения. Также могут потребоваться иные действия, установленные законодательно в статье 73 Трудового кодекса РФ. В обязанности руководителя после перевода подчиненных на гибкий график работы входит их ознакомление с новым расписанием трудовой деятельности. Это нужно сделать не позднее чем за месяц до его ввода в действие.