Как заполнить универсальный передаточный документ

УПД при различных операциях

Далее рассмотрим различные образцы заполнения УПД.

УПД на услуги с НДС

Итак, допустим, что организация оказывает консультационные услуги и находится на общей системе налогообложения. Покажем образец заполнения УПД на услуги.

ОБРАЗЕЦ УПД НА УСЛУГИ С НДС

УПД на услуги без НДС

Спецрежимники должны с особым вниманием соблюдать правила заполнения УПД: если неплательщик НДС выставит счет-фактуру с выделенной суммой налога, ему придется уплатить НДС в бюджет и сдать в налоговую декларацию. Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2»

Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2».

Вот заполненный образец УПД на услуги без НДС:

ОБРАЗЕЦ УПД НА УСЛУГИ БЕЗ НДС

УПД при реализации

Пусть организация реализует товар/продукцию и применяет общую систему налогообложения. Для оформления своих продаж она использует УПД вместо комплекта товарная накладная + счет-фактура.

Вот пример заполнения УПД по данным операциям:

ОБРАЗЕЦ УПД НА РЕАЛИЗАЦИЮ С НДС

Правила заполнения образца УПД на реализацию без НДС аналогичны правилам оформления образца формы УПД на услуги без НДС. Следует проследить за тем, чтобы:

• стоял верный статус документа – «2», определяющий УПД как первичку;
• в графах 7 и 8 не было сведений об НДС.

УПД при совмещении реализации товаров и выполнении работ

Теперь рассмотрим правильное оформление образца заполнения УПД, в котором отражены одновременно отгрузка товаров и выполнение работ.

Никаких особых правил в этом случае нет. В строки следует вносить данные обо всех видах произведенных операций. При этом к моменту оплаты отгрузки товаров/продукции работы должны быть уже выполнены (под аванс УПД не выставляют).

ОБРАЗЕЦ УПД НА ТОВАРЫ И РАБОТЫ

При заполнении аналогичного документа спецрежимником надо также следить за статусом документа («2») и за тем, чтобы не был выделен НДС в соответствующих графах.

УПД покупателям

Для всех видов документов реализации из раздела Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД) добавлен признак УПД.

Если установлен признак УПД в нижней части формы документа, то в качестве номера и даты УПД указываются номер и дата документа Счет-фактура выданный на реализацию, номер которому присваивается в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией выданных СФ и может не совпадать с документом реализации.

Если выставлен УПД, список документов для печати ограничен: нет возможности печати акта, накладной и счет-фактуры.

Программа запоминает настройки для контрагента и договора, и в следующем документе реализации по данному договору признак УПД установится автоматически.

В журнале документов Реализация товаров и услуг выводится колонка с номерами выставленных СФ и УПД.

Счет-фактура с 1 июля 2021 — что изменилось?

В связи с принятием Федерального закона от 09.11.2020 N 371-ФЗ о прослеживаемости товаров в счете-фактуре с 01.07.2021 появились дополнительные реквизиты.

Рассмотрим изменения в счете-фактуре с 01.07.2021.

В шапку счета-фактуры добавлена строка: PDF

5а — для реквизитов документа об отгрузке, соответствующем порядковому номеру (номерам) записи в счете-фактуре.

Это изменение касается всех налогоплательщиков. Оно поможет налоговикам при проверке быстро найти первичку по отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав) под конкретный СФ.

В счете-фактуре на аванс графу 5а заполнять не надо т.к. в ней приводится информация об отгрузочных документах, а не об оплатах.

Вопрос, что указывать в строке 5а счета-фактуры, если первички нет, не урегулирован. Например, если арендодатель не выставляет акт на аренду. Рекомендуем закрепить порядок оформления в Учетной политике по НДС и выставлять УПД в таком случае.

В табличной части СФ добавлены и изменены графы:

• 1 — № п/п — он указывается в строке 5а;
• 1а — «Наименование товара…» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 1б — «Код вида товара» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 11 — изменено название графы на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости», добавлена информация о РНПТ;
  • нет прослеживаемых товаров — указывается номер ГТД;
  • есть прослеживаемые товары — указывается номер РНПТ;
• 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ; данные могут отличаться от показателей в графах 2, 2а;
• 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах.

Аналогичные изменения произошли в корректировочном счете-фактуре. Пройдемся по графам табличной части КСФ: PDF

• 1 — № п/п — номер строки в СФ, к которому составляется КСФ;
• 1б — «Показатели в связи с изменением стоимости…» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 1в — «Код вида товара» — графа сдвинулась правее, и у нее изменился номер;
• 10, 10а — цифровой код и наименование страны происхождения из СФ, к которому составляется корректировка;
• 11 — Регистрационный номер декларации на товары или РНПТ из СФ, который корректируется;
• 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ из корректируемого СФ;
• 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах в разрезе:
  • А (до изменения);
  • Б (после изменения);
  • В (увеличение) или Г (уменьшение).

Для участников системы прослеживаемости обязателен ЭДО. Счета-фактуры передаются только в электронном виде за некоторым исключением (п. 2 ст. 2 Закона N 371-ФЗ, п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Работать с электронными счетами-фактурами с 01.07.2021 следует по обновленным правилам (Приказ Минфина РФ от 05.02.2021 N 14н).

Поэтому часть реквизитов в СФ (КСФ, УПД) доступна только в электронном формате (ст. 2 Закона N 371-ФЗ). В печатной форме они не выводятся. Если прослеживаемых товаров нет в счете-фактуре, то графы 12-13 не выводятся на печать. У тех, кто работает с ЭДО, по умолчанию они будут, но заполнять их не требуется. В 1С эти графы видны пользователям при наличии прослеживаемых товаров.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

1. УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
2. СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
3. В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
4. Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
5. В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Что входит в УПД

Грамотное оформление универсального передаточного документа — главное правило учета. При рассмотрении формы документа видно, что содержание его включает все реквизиты счета-фактуры в их неизменном состоянии. Помимо них, к обязательным реквизитам УПД отнесены:

• название документа;
• дата составления, совпадающая с датой составления счета-фактуры;
• название субъекта хозяйствования, что составил документ — указывается в полях под номерами 14 и 19;
• содержание факта хозяйственной деятельности — помимо указания в счете-фактуре вписывается в поля под номерами 8, 9, 11, 12, 16 и 17;
• величина натурального либо денежного измерения факта наличия хозяйственной жизни с указанием в полях 2-6, 9. Обязательно указываются единицы измерения;
• названия должностей лиц, несущих ответственность за правильность оформления сделки или любого иного совершенного события. Продавец указывает эти данные в полях 10 или 13, покупатель — 15 или 18;
• подписи ответственных за оформление соглашения либо иного другого совершенного события лиц с указанием их фамилий и инициалов. Продавец указывает сведения в полях 10 либо 13, покупатель — 15 или 18.

Подписаны

В предыдущей форме бланка индивидуальный предприниматель (ИП) обязан был ставить подпись лично. Новая версия имеет строчку, обозначенную, как «иное уполномоченное лицо». Теперь вместо ИП данную бумагу имеет право подписывать ответственный сотрудник, указав Ф.И.О. и должность.

Скачать бланк счета-фактуры

В остальном алгоритм формирования УПД остался без изменений. В самом начале заполнения, указывается статус, вынесенный в отдельное окошко (левый верхний угол). Если это 1 – УПД заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. При статусе 2, УПД является документом, подтверждающим передачу ценностей. Здесь не нужно заполнять реквизиты на счете-фактуре.

Следующий шаг: заполнить поля с реквизитами сторон. Чтобы избежать ошибок, данные стоит выгружать из базы 1С. Затем указывается валюта счета и заполняется таблица с описанием предоставленного товара или услуги

Особое внимание уделить 7 столбцу (налоговая ставка) корректности сумм, выставленных к оплате, которые должны учитывать суммы акциза и НДС

При изменении стоимости отгруженного товара, применяется корректировочный вид документа. Универсальный корректировочный документ – УКД.

Скачать образец заполненного счета-фактуры

Так, новая форма документа становится более подробной и еще более универсальной. Это снижает риск возникновения спорных моментов и совершения ошибок при ведении учета.

Как УПД присваивают номер

Номер документации в отчетности напрямую связан с её статусом. Делается это из-за того, что по требованиям налогового законодательства нумерация документов в отчетности должна четко соблюдаться. Например, при выставлении счета-фактуры в первой же строке указывается его порядковый номер. При этом все номера этих бумаг, в том числе если они носят корректировочный либо авансовый характер, указываются в хронологическом порядке. Не стоит забывать и о наличии специального порядка нумерации счетов-фактур в обособленных подразделениях организации. Как присвоить номер УПД?

Если рассматривать требования к первичной бухгалтерской документации, становится понятно, что номер не относится к обязательным элементам оформления. Соответственно, УП со статусом 1 получает номер по хронологии нумерования счетов-фактур, а УПД, имеющий статус два, получает номер по правилам, применимым к первичной документации.

Кроме того, статус 1 определяет, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ.

Как бухгалтеру исправлять ошибки в первичном документе ?

Ошибки в первичных документах можно исправлять так: зачеркните неправильный текст и надпишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой, так чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверьте подписями лиц, составивших документ (с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц), проставьте дату внесения исправления.

Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, и пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Настройки выбора УПД в карточке Договора

Настройку автоматического указания вида первичных документов можно выполнить в карточке договора в разделе НДС для договоров:

• С покупателем;
• С поставщиком;
• С факторинговой компанией;
• С транспортной компанией (доставка и оплата).

Доступны 3 варианта настройки:

• По умолчанию — программа запоминает выбор, сделанный пользователем для этого контрагента и договора в предыдущем документе поступления или реализации и в следующий раз устанавливает его автоматически.
• УПД — в документах поступления и реализации по данному договору автоматически включен переключатель УПД.
• Акт (накладная) и счет-фактура — по документам реализации и поступления по этому договору автоматически формируется полный комплект документов.

Если вы выставляете или получаете разные виды документов по одному и тому же договору с контрагентом, то:

• в карточке договора оставьте настройку выставляемых и получаемых документов По умолчанию;
• в документах на реализацию и поступление вручную устанавливайте переключатель УПД в нужное положение.

Особенности формата УПД

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1. — сотрудник продавца;
2. — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3. — сотрудник иной уполномоченной организации;
4. — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя.

Подписантов может быть несколько.

Определение каждого понятия

Счет-фактура – это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137). Что же это и в чем разница?

Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты.

УПД – это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.

Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.

ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.

Зачем применяется УПД?

Когда вам только предстоит работать с новой формой отчетности, вопрос “что такое УПД?” является логичным. Бухгалтера привыкли к первичной отчетности старого образца. Нововведения же в первое время будут только пугать. Пока система применения нового акта не отработана, ошибки в его использовании неизбежны. И это при том, что в сопроводительном письме все подробно расписано.

Предполагается, что введенная форма отчетности облегчит работникам бухгалтерии жизнь — станет проще готовить отчеты, подсчитывать сумму налогов и передавать данные в ФНС. На деле же первое время после нововведений планируется использовать УПД вместе со старыми первичными документами. Такая возможность сохранится и в будущем — закон позволяет использовать обе формы. К примеру, это может быть:

счет-фактура — документ, являющийся базой для подтверждения совершения сделки между сторонами договора, передачи его предмета покупателю и исчисления налога с уплаченной суммы к включению в вычет по правилам НК РФ;

При этом налоговый вычет формируют из налогов, что были уплачены при передаче товара, прав на имущество, выполнении работы или услуги по договорам на территории РФ. Сюда же относят и те налоги, что выплачиваются при ввозе товара или любого иного предмета договора на территорию России или борт морского/авиационного судна. Последние по нормам законодательства также охраняются российской юрисдикцией.

При расчете налога на прибыль функции УПД как первичного документа таковы:

• подтверждение затрат путем оформления документов, соответствующих требованиям российского права или международным правилам делового оборота. При этом ведется учет их специфики на территории той страны, где были потрачены денежные средства. Даже если у вас имеются только документы, что косвенно подтверждают трату средств, они все равно должны соответствовать требованиям права.
• основа для дальнейшего учета налогов, так как УПД является частью первичной бухгалтерской документации. Все данные, полученные из него, затем заносят в общую базу сведений и на её основе формируют другой тип отчетности.

При изучении универсального передаточного документа у многих возникает вопрос, что такое УПД и какие реквизиты в нем необходимо указывать. Достаточно помнить, что этот тип документа, как и все, что выступают в роли отчетной документации по налогам, должен соответствовать нормам статьи 9 НК РФ. Если рассмотреть текст данной правовой нормы, то становится понятно, что в тексте первичной документации обязательно должны быть указаны:

• название документа;
• дата его составления;
• название организации или данные ИП, что составили бумагу;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• указание величины натурального или денежного измерения фактической хозяйственной деятельности с указанием единиц, которые были использованы в процессе измерения;
• должность лица, от имени которого была совершена рассматриваемая сделка или операция, а также отвечающего за правильность её оформления, либо указание должности человека, несущего ответственность за правильность оформления уже наступившего события;
• подписи ответственных или совершивших сделку лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных данных, что позволяют их идентифицировать.

Эти же элементы выступают как обязательные реквизиты УПД.

При этом форму документов для первичного учета утверждает руководитель субъекта экономики с подачи того должностного лица, что несет ответственность за ведение бухгалтерского учета в организации. Документы первичного учета создаются на бумажном носителе, а при наличии ЭДО имеют форму электронного документа и подписываются при помощи электронной подписи.

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы

В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

Чем отличаются?

Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:

• Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
• После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
• Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.

Особенности УПД:

• Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
• При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
• Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.

Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую. В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.

Что понимают под статусом УПД

У УПД есть обязательный реквизит с наименованием «Статус». У него может быть два значения — «1», «2». Давайте разберемся, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2.

УПД статус 1 это значение, употребление которого позволяет использовать бумагу и как первичную документацию, и как счет-фактуру одновременно. Возникает вопрос: что означает УПД статус 2? По правилам ведения бухгалтерской отчетности и нормам российского законодательства указание в реквизитах документа этой цифры означает то, что УПД используют только как первичный документ для учета. Его могут смело использовать ИП и организации, действующие на упрощенной системе налогообложения, поскольку выставление данной формы не повлечет за собой обязанность по исчислению и уплате НДС. Кроме того, такой УПД можно использовать для отгрузки товаров по комиссионному договору.

Дополнительные отличия универсального передаточного документа статус 1 и 2 в том, что статус 2 освобождает от обязанности заполнять поля, необходимые только для счета-фактуры:

• строка 7 «К платежно-расчётному документу»;
• графа 6 с указанием суммы акциза;
• налоговая ставка в графе 7;
• код страны происхождения товара (графа 10)
• графа 10а с указанием краткого наименования страны происхождения товара;
• графа 11 с номером таможенной декларации.

Вывод информации об УПД в Акт сверки

В документе Акт сверки расчетов с контрагентом (Продажи — Акты сверки расчетов или Покупки — Акты сверки расчетов) можно вывести полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов.

Для этого на вкладке Дополнительно установите флажки:

• Выводить полные названия документов — в акте сверки отражается:
  • полное наименование документа программы, которым оформлена операция;
  • реквизиты первичного документа (с указанием на выставление / получение УПД).
• Выводить счета-фактуры — в акте сверки отражаются реквизиты счетов-фактур (при наличии).

В печатной форме акта названия документов выводятся аналогично.