Инструкция: оформляем товарно-транспортную накладную

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Разбираемся, как заполнить транспортную накладную

Документ можно заполнить от руки либо на компьютере, в том числе с применением специальных программ. Сначала указывают номер экземпляра накладной, дату составления и номер документа.

Далее рассмотрим, как вносить информацию в бланк накладной по пунктам:

1. Информация о грузоотправителе. Здесь указывают полное название хозяйствующего субъекта или ФИО заказчика, адрес места нахождения (места жительства — для физлиц), ФИО работника, ответственного за организацию транспортировки, его телефон. Если грузоотправитель — экспедитор, то нужно поставить отметку в соответствующее поле. Это правило введено с 1 января 2021 года. Также появился новый раздел «1а» Клиент (Заказчик организации перевозки) (при необходимости).
2. Информация о грузополучателе. Сведения, аналогичные вышеуказанным.
3. Наименование груза и сведения о нем. Указывают число мест, маркировку, вид тары, разновидность упаковки, массу нетто, брутто, объем и т.д. Если груз опасный, то такую информацию тоже надо отметить. По новым правилам нужно указать еще объявленную стоимость груза и реквизиты бумаг, подтверждающих отправку.

Сведения о сопроводительных документах на груз. Нужно указать номера и даты составления каждого прилагаемого к грузу документа: товарные накладные, счета-фактуры, инструкции, разрешения, регистрационные бумаги.
Указания грузоотправителя. Какие параметры транспортного средства нужны для отправки груза, санитарные особенности перевозки, температурные и другие параметры.
Данные о лице, от которого забирается груз (ФИО, ИНН, адрес места жительства и т.п.), а также информация о месте приема груза. Указывают место приема груза, какого числа и во сколько должен быть сдан груз, фактические данные о времени прибытия и убытия автомобиля, масса груза и количество грузовых мест. Здесь же расписываются грузоотправитель (или его доверенное лицо) и водитель, принявший груз.
Информация о месте выгрузки. Указывают данные, аналогичные тем, что находятся в пункте выше. Расписываться должны грузополучатель и водитель, сдавший груз.
Условия транспортировки груза. Сколько можно хранить груз в терминале перевозчика, периоды погрузки-выгрузки, действия при порче, повреждении, утрате, штрафы за те или иные нарушения.
Сведения о принятии заказа к исполнению. Здесь ставят дату, когда заказ был принят. Расписывается лицо, принявшее заказ.
Данные о перевозчике груза. Для физлица указывают ФИО, адрес, номер телефона. Для юридического — название компании, адрес места нахождения, номер телефона. Также указывают ФИО водителя и его номер телефона.
Информация об автомобиле. Это марка, вместимость, грузоподъемность, регистрационные номера и т.д. Здесь же по новым правилам нужно указать тип владения автомобилем: 1 — собственность, 2 — аренда, 3 — лизинг.
Замечания перевозчика. Пишут, если есть какие-либо замечания представителя компании-перевозчика. Это могут быть отметки о состоянии груза, возможных изменениях условий перевозки.
Прочие условия. Тут отмечают сроки действия спецразрешения, маршрут движения, режим труда и отдыха шофера, данные о коммерческих актах и т.д.
Переадресовка груза. Его заполняют, если имело место изменение пункта доставки груза.

Стоимость работы транспортировщика и правила расчета оплаты за перевозку груза. Указывают сумму за доставку, за проезд по платным дорогам, через таможню и т.д. Также отмечают название и банковские реквизиты организации-грузоотправителя.
Дата формирования документа и подписи сторон. Расписываются грузоотправитель и перевозчик.
Отметки грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя. Заполняют в случае штрафов. Нужно указать, что привело к штрафам, на какую сумму. Ставят дату и подпись.

Важно! Перед тем как подписать документ, необходимо тщательно проверить, все ли верно заполнено. Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны

По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза. Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них

Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза. Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них.

Порядок работы с бланком ТТН, правила оформления

При оформлении документа к товарно-транспортной накладной (ТТН форма 1-Т) могут быть приложены: сертификаты на товар, свидетельства качества, паспорта и т.д. Главное указать в ТТН в разделе приложение.

Бланк ТТН является унифицированным документом, поэтому его заполнение строго регламентировано. Исключены помарки, неточности, а в пустых ячейках (где не требуется заполнение данных) проставляются прочерки.

Распечатывайте 4-е экземпляра накладной. Первый экземпляр для отправителя груза. Второй – для получателя. Третий и четвертый (уже со всеми подписями) – руководству транспортной организации, где третий экземпляр вместе со счетом на оплату возвращается грузоотправителю, а четвертый остается в бухгалтерском отделе перевозчика для учета.

Образец и правила заполнения

Стороной, являющейся грузоотправителем, вносятся следующие сведения при оформлении накладной:

• Свои данные, включая ФИО или полное наименование организации, регистрационные данные и контактную информацию;
• Полные данные грузополучателя, наименование, местонахождение, контакты;
• Обозначение груза с указанием массы, объема, общего количества занимаемых мест, размеров в трех измерениях, вида упаковки (при перевозке опасных веществ вносится отдельная уточняющая информация);
• Перечисление полного перечня сопроводительной документации, которой могут быть паспорта соответствия, сертификаты, удостоверения (отдельные легитимные документы на транспортировку опасных веществ и материалов согласно правилам ДОПОГ);
• Особые требования к транспортировщику, такие как соблюдение определенного температурного режима, сроков доставки, особенности транспортного средства, которое будет задействовано для осуществления перевозки;
• Информация об запорно-пломбировочном устройстве при наличии и объявленная стоимость товара при транспортировке груза повышенной ценности;
• В «шапочке» договора грузоотправителем проставляется отметка о регистрации заявки с указанием текущей даты и номера документа.

После того как указанные графы заполнены грузоотправителем, ТН направляется перевозчику, который в течение 3 дней с момента получения обязан предоставить письменные ответ. Перевозчиком вносится следующая информация:

• Дата принятия, подпись с расшифровкой, включая ФИО и занимаемую должность;
• Условия транспортировки с оговоркой порядка уведомления при возможной порче или пропаже имущества, сроков и оплаты хранения груза на складе перевозчика, возможных штрафных санкций, применимых в условиях нарушения договорных обязательств;
• Данные о транспортировщике, включая полное наименование (ФИО для физических лиц), юридический адрес, контактная информация о водителе, которым будет осуществляться перевозка;
• Сведения о транспортном средстве, включающие регистрационный номер, тип и марку автомобиля, показатели вместимости и грузоподъемности;
• Прочие условия, такие как дополнительные расходы (например, на оплату таможенных платежей или оплату проезда по платным магистралям), режим отдыха и трудовой деятельности водителя;
• Окончательная стоимость услуги транспортировки, включая совокупность всех дополнительных расходов.

После прибытия товара грузополучателем делаются отметки в соответствующих графах:

• Дата и время доставки;
• Целостность пломб, тары, упаковки;
• Весовые показатели груза.

Грузополучатель своей подписью с расшифровкой подтверждает отсутствие претензий к качеству оказанной услуги.

Обратите внимание! При наличии каких-либо замечаний к качеству произведенной доставки, принимающей стороной вносится информация в графу ТН под номером 12. При ненадлежащем исполнении услуги транспортировки с нарушением условий договора в ТН предусмотрена графа 17, которая заполняется в подобных случаях.
Пример заполнения транспортной накладной (Приложение 4) скачать

Бланк транспортной накладной (Приложение 4) скачать

Применение ТТН

ТТН является важным документом при транспортировке товара. На его основании компания-отправитель списывает материальные ценности. Получатель груза делает оприходование товара также благодаря оформленной ТТН. Принято, что данный документ составляет отправитель. Однако, если обе стороны сделки дали согласие, то это может сделать и сам перевозчик.

Все субъекты предпринимательской деятельности обязаны составлять данный документ при любых перевозках материально-товарных ценностей. При этом не имеет значения, груз перевозится на коммерческой основе, для личных нужд, при заказе таких услуг, ТТН должна оформляться всеми сторонами, которые задействованы в транспортировке. Участниками грузовых перевозок могут быть:

• перевозчики, которые выполняют данные услуги на коммерческой основе. Вовсе необязательно, чтобы это были юрлица. Перевозчик может быть и физлицом;
• заказчики, которые обращаются за услугами к транспортным компаниям;
• отправители. Это физические или юридические лица, предоставляющие груз перевозчику. При этом роль перевозчика может играть и сам отправитель;
• получатели, которые встречают груз, делают его приход. Если получатель решил воспользоваться своим транспортом, он может играть роль перевозчика.

Данный документ заполняется отправителем груза в четырех экземплярах:

• один остается у отправителя, что позволяет списывать товар. Когда осуществляется подсчет расходованного баланса, ТТН выступает в роли первичного документа;
• второй экземпляр предназначен для получателя. При помощи этого документа поступившие товары ставятся на учет;
• третья копия становится приложением путевого листа. С ее помощью бухгалтерия компании начисляет водителю зарплату;
• четвертый документ поступает в бухгалтерию компании-перевозчика. Он позволяет выставлять счет организации, которая заказывала данную услугу.

После заполнения бланков, отправитель ставит свою подпись. Кроме этого, все документы подписываются ответственным сотрудником компании-перевозчика и водителем, который непосредственно будет выполнять транспортировку.

Также нужно помнить и о том, что на основании накладной начисляется зарплата водителю. В связи с этим оформлять данный документ необходимо при каждой перевозке. Даже в том случае, если каждый раз перевозится одинаковый товар, при загрузке водитель должен получить ТТН, а при выгрузке, он должен сдать накладную в бухгалтерию своей организации.

Порядок заполнения по разделам

Инструкция, как заполнить транспортную накладную по новой форме:

1. Указываются данные о грузоотправителе: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона.
2. Указываются те же данные, но о грузополучателе (повторим: наименование, адрес, банковские реквизиты, полное наименование, адрес места нахождения, номер телефона).
3. Фиксируется наименование отправляемого груза, его состояние и другая необходимая информация о грузе, количество мест и масса нетто или брутто, размеры.
4. Указываются сопроводительные документы на груз. К ним относятся товарораспорядительные документы, различные сертификаты, паспорта, удостоверения, разрешения и т. п.
5. При необходимости вписываются особые требования к грузоперевозке: параметры транспортного средства, сведения о запорно-пломбировочных устройствах, объявленная стоимость (ценность) груза, необходимая температура, объем и т. п.
6. Сведения о приеме груза к погрузке: адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние. Ставятся подписи водителя и грузоотправителя с расшифровкой подписи и указанием должности.
7. Сведения о сдаче груза к выгрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние). Ставятся подписи водителя и грузополучателя с расшифровкой подписи и указанием должности.
8. Условия перевозки. Вносят или выбирают из представленных особые условия перевозки или временного складского хранения, сведения о предусмотренных договором перевозки штрафных санкциях.
9. Указывается информация о принятии заказа (заявки) к исполнению.
10. Вносятся данные о перевозчике: наименование и адрес места нахождения, номер телефона, Ф.И.О. и номер телефона водителя.
11. Вносится информация о транспортном средстве: количество, тип, марка, грузоподъемность, регистрационные номера.
12. Заполняются перевозчиком данные о фактическом состоянии груза, упаковке при его загрузке и при отгрузке, возможных изменениях условий перевозки при движении.
13. Прочие условия указываются при необходимости: при перевозке опасных, температурных, негабаритных грузов; фиксируется режим труда и отдыха водителя в пути следования.
14. Заполняется, если изменилось место доставки груза.
15. Проставляется дата составления, подписи сторон (грузоотправителя и перевозчика).
16. Отражается стоимость услуг грузоперевозки, порядок расчета и размер провозной платы, расходы перевозчика, предъявляемые грузоотправителю. Также указывается полное наименование организации-плательщика (грузоотправителя), адрес, банковские реквизиты организации-плательщика (грузоотправителя).
17. Вписываются нарушения при осуществлении грузоперевозки и претензии со стороны грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика.

Вот как выглядит образец транспортной накладной на перевозку груза в 2021 году:

Товарные накладные

ТН – первичка, которая нужна для подтверждения перехода прав на различные ценности. Этот переход может осуществляться при продаже товара. В документе фиксируется информация о продукции: название, стоимость, объем, общая стоимость, НДС. Накладная включает в себя реквизиты сторон сделки, печати и подписи.

Форма

Есть ФЗ №402 «О бухучете» от 6.11.11. В нем указано, что форма первички должна быть утверждена руководителем компании. Фирма может и самостоятельно разрабатывать формы, и применять унифицированные формы. Последние можно найти в альбомах, утвержденных Госкомстатом. К примеру, есть альбом форм, в который входит товарная накладная, утвержденный Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. На основании этого альбома, организация должна использовать форму №ТОРГ-12.

К СВЕДЕНИЮ! Документ может оформляться или в бумажном, или в электронном виде.

Особенности заполнения

Накладная оформляется в двух экземплярах. Один направляется поставщику продукции. Он будет использован при списании ТМЦ. Второй документ направляется покупателю. На его основании производится оприходование.

На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха. Список сотрудников, которые имеют право на проставление подписи на накладной, утверждается руководителем компании. Форма ТОРГ-12 допускает проставление 5 подписей:

• 3 подписи от продавца. Их ставит руководитель, главбух и сотрудник, ответственный за отгрузку. Иногда подпись может ставить один специалист – оператор. Соответствующее полномочие должно быть оговорено в его должностной инструкции.
• 1 подпись от покупателя. Ставится в графе «Груз получен». Расписываться должен или руководитель фирмы, или сотрудник с соответствующими полномочиями.
• 1 подпись от материально ответственного лица. Как правило, это лицо, которое принимает груз.

Не обязательно ставить подпись именно руководителю. Сделать это может лицо с доверенностью.

Особенности оформления в электронном виде

Накладная в приведенной форме составляется так же, как документ в бумажной форме. Но есть некоторые отличия. В частности, электронный документ оформляется в одном экземпляре. Рассматриваемая форма не исключает необходимость в проставлении подписи. Только подпись, если это электронная накладная, также должна быть электронной. Роспись ставят обе стороны операции.

К СВЕДЕНИЮ! Накладная и счет-фактура могут объединяться.

Особенности хранения

Нет законодательно утвержденных норм учета накладных. Фирма может формировать их самостоятельно. Руководитель имеет право также утверждать правила хранения документации. Компании обычно руководствуются сложившейся практикой. А она такова: на складе формируется товарный ответ. К нему, по мере составления, прикладываются накладные.

Новые пункты в транспортной накладной

Образец транспортной накладной, оформляемой в электронном виде, находится в свободном доступе в интернете. Из него следует, что в бланк добавили ряд пунктов, которых ранее не было:

•  Если отправителем груза является экспедитор, он ставит галочку напротив соответствующего пункта, а также вносит краткие сведения о заказчике услуги.
•  Обязательным к заполнению становится раздел документа, свидетельствующий о ценности груза. 
•  В разделе о приеме груза, помимо адресов погрузки/выгрузки, необходимо вписать данные лица, у которого груз забирают.
•  В соответствующей графе следует указать регистрационный номер транспортного средства, привлеченного к осуществлению грузоперевозки, а также тип владения им (собственность, аренда или лизинг).
•  Стоимость услуг и порядок расчета прописывается в разделе №16, а вот подписи сторон договора ставятся выше, в 15 разделе. 

Порядок заполнения ТТН

Составляется форма 1-Т (товарно-транспортная накладная) на перевозку груза автотранспортом отдельно для каждого грузополучателя и отдельно на каждую поездку. Выписывается ТТН грузоотправителем в четырех экземплярах. Все реквизиты подлежат заполнению, а при отсутствии данных для заполнения проставляются прочерки. Первый экземпляр остается у продавца и применяется для списания стоимости товаров. Второй передается водителем покупателю и предназначается для оприходования товаров. Третий и четвертый экземпляры передаются перевозчику. Третий экземпляр служит основанием для расчетов автотранспортной компании и заказчика перевозки груза (в данном случае — продавца). Четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

Как следует из Указаний по заполнению, ТТН состоит из двух разделов.

Раздел 1

Товарный раздел, определяющий взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем у первого она выступает основанием для списания ТМЦ, а у второго используется для оприходования. В данном разделе ТТН указываются точные реквизиты сторон и заполняются все имеющиеся сведения о партии отгружаемого товара (наименование, количество, тип упаковки, количество мест, вес, цена и сумма партии).

Раздел 2

Транспортный раздел, определяющий взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащий для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

На основании Закона 402-ФЗ организации для подтверждения совершенных операций вправе применять любые формы документации, как унифицированные, так и разработанные исходя из собственных потребностей. Организация может применять унифицированную форму, модифицировать ее по своему усмотрению или разработать и утвердить новую форму. Главное, чтобы бланки используемых документов отвечали всем требованиям Закона 402-ФЗ и были утверждены к применению распоряжением или приказом руководителя.

Чем Товарно-Транспортная Накладная отличается от ТН?

Ранее использовалась только товарно-транспортная накладная. Сейчас активно применяются два документа: транспортная накладная и товарно-транспортная накладная. Возникает вопрос: «Какая разница между двумя видами документов?»

Для чего нужна товарно-транспортная накладная и ее основные особенности:

• Необходима при учете движения груза между отправителем и получателем.
• Является подтверждающим документом при перевозке товара по дороге.
• Состоит из разделов: транспортный и товарный. В каждый раздел заносится информация о грузе, фиксируются этапы перевозки.
• ТН — основание при расчете за перевозку.
• Составляется в четырех экземплярах.
• Позволяет списать товар продавцу и оприходовать его у покупателя.

Для чего нужна транспортная накладная и ее основные особенности:

• Является основанием заключения договора перевозки.
• Состоит из транспортного раздела. В нем заключена информация о продавце, покупателе и перевозчике. Зафиксированы условия грузоперевозки и факты транспортировки товара.
• Правомерность для осуществления перевозки.
• Нет номера юридических лиц, а именно продавца и покупателя. Записан только номер ответственного за груз.
• Указаны сведения о таре: упаковка, маркировка, грузовые места, масса и размер товара.
• Указаны требования отправителя о машине, условиях доставки, состоянии груза, упаковке, таре.
• Нет информации о плательщике, конкретно: наименования, банковского реквизита, адреса.
• Является основанием для подтверждения расходов за перевозку транспортным средством.
• Бланк нельзя использовать основанием для оприходования товарно-материальных ценностей получателем и списания продавцом.
• Заполняется в трех экземплярах.
• В товарной накладной не указана цена за единицу, нет общей стоимости груза. Можно заполнить только объявленную стоимость.
• Документ предъявляется для расчета за оказанные услуги.

Если бухгалтером оформляется транспортная накладная, то для списания и оприходования товара можно оформить товарную накладную. Данный документ содержит сведения о цене товара, количестве и наименование. Если бланк отсутствует, то грузоотправитель не сравнит груз, который он получил с фактически отправленным.

На первый взгляд может показаться, что один документ заменяет другой, однако это не так. Товарно-транспортная накладная заполняется более полными данными, есть два раздела, один из которых предназначен для учета. Некоторые специалисты считают, что документы определяют сферу применения. Транспортная накладная оформляется, если в перевозке участвует транспортная компания, а товарно-транспортная накладная, если перевозчиком является отправитель или получатель. Однако в случае если перевозчиком становится поставщик или покупатель документы могут не потребоваться.

При заключении договора можно использовать один из этих документов. Налоговая служба признает оформление двух бланков избыточным. Для того чтобы подтвердить транспортные затраты можно применять транспортную накладную или товарно-транспортную.Транспортная накладная регулирует перевозку и порядок доставки груза. В ней не указаны сведения о стоимости доставленного груза.

Заполнять бланк нужно согласно правилам перевозки грузов автомобилями. Разделы содержат простую и понятную нумерацию, каждый из которых имеет свое назначение, название. Рядом с графой изложены требования. Необходимо помнить, что число ТН будет зависеть от использованных при перевозке транспортных средств. Каждый автомобиль должен быть сопровожден отдельной транспортной накладной.

Если перевозка сборная, то на отдельные партии груза оформляются отдельные накладные.Компании должны уделить особое внимание при выдаче сопроводительных документов. Только правильно оформленные бланки являются основанием при признании транспортных расходов

Бухгалтера должны следить за изменения в законодательстве.