Отступы в ворде — правила оформления по госту

Основные понятия документооборота

С точки зрения работы, документооборот — текущий процесс, что определяет поток документов как движение информации между их составителями и руководителями и фактически подчёркивает вероятность информирования всех заинтересованных сторон, доведения до них принятых выводов, внедрения учёта и контроль. В свою очередь, в офисе ведётся работа по ведению, обновлению и проверке документации.

Поскольку важность информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, управление и документооборот организации играют существенную роль. Зачастую правильность заключения и последний результат зависят от ясности формулировок, скорости подготовки документов.. Есть типа документов:

Есть типа документов:

1. Входящие (приходящие в организацию).
2. Исходящие (отправленные из компании).
3. Внутренние (разработанные и применяемые сотрудниками в процессе управления).

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
2. Дата документа.
3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
4. Содержание операции.
5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

• Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
• Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
• Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Иные реквизиты

Отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя документа и номера его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается эту отметку проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул) в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Обозначение:	ГОСТ Р 6.30-2003
Статус:	действующий
Название рус.:	Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Название англ.:	Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents
Дата актуализации текста:	07.11.2012
Дата актуализации описания:	07.11.2012
Дата введения в действие:	01.07.2003
Область и условия применения:	Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
Расположен в:	ОКС Общероссийский классификатор стандартов 01 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ТЕРМИНОЛОГИЯ. СТАНДАРТИЗАЦИЯ. ДОКУМЕНТАЦИЯ 01.140 Информатика. Издательское дело *Применение информационных технологий в области информации, документации и в издательском деле см. 35.240.30 01.140.30 Документы в управлении, торговле и промышленности *Техническая документация на продукцию см. 01.110 *Банковские документы см. 03.060 *Электронный обмен данными (ЭДИ) см. 35.240.60 КГС Классификатор государственных стандартов Т Общетехнические и организационно-методические стандарты Т5 Система документации Т54 Система планово-экономической, учетной, статистической, товаросопроводительной, потребительской, транспортной, банковской и других видов документации

Форматы бумаги

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210×297) и А5 (148×210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297×420). Эти форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.

Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841 м х 1,189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам (см. табл. 2).

Таблица 2. Форматы потребительских бумаг

Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO (Международной организацией по стандартизации).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают» но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы» а в США североамериканские форматы бумаг, где основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59 см х 27,94 см.

В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, — А4 в качестве используемого для всех создаваемых документов.

Размеры полей

Установлены и размеры полей. В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30–2003 они должны быть не менее: левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Нумерация листов

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или е.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

Настройка и изменение полей страницы в Word

1. Перейдите к макету > поля.

2. Выберите один из вариантов в коллекции « поля » или задайте пользовательские поля для создания настраиваемых полей.

Примечание: Если в документе несколько разделов, новое поле будет применено только к текущему или ко всем выбранным.

Настройка полей по умолчанию

Вы можете изменить параметры по умолчанию, которые будут использоваться для новых документов.

1. Перейдите к макету > полей > настраиваемых полей.

2. Настройте поля.

3. Нажмите кнопку По умолчанию.

4. Подтвердите выбор.

Word автоматически задает для каждой страницы поля размером 2,54 см. Чтобы настроить другие поля, вы можете выбрать один из других вариантов или создать собственный. Вы также можете задать поля для страниц в развороте, расширить их с внутреннего края документа, если собираетесь добавить его в переплет, а также изменить единицы измерения для полей.

1. Перейдите к макету > поля.

2. Чтобы изменить поля, выберите любые другие параметры в коллекции » поля «. Для каждого из них отображается размер.

Примечание: Если в документе несколько разделов, новое поле будет применено только к текущему или ко всем выбранным.

Настройка полей по умолчанию

Когда вы задаете поле по умолчанию, оно используется при создании новых документов.

• Перейдите к макету > полей > настраиваемых полей.

• На вкладке поля выберите значение по умолчанию.

• Нажмите кнопку Да.

Настройка полей по умолчанию

Когда вы задаете поле по умолчанию, оно используется при создании новых документов.

1. На вкладке Вид нажмите кнопку Разметка страницы.

2. Перейдите к макету > поля, выберите поля, а затем — пользовательские поля.

3. В полях верхнее, нижнее, левоеи правое задайте нужные поля, а затем нажмите кнопку по умолчанию.

4. При появлении соответствующего запроса нажмите кнопку Да , чтобы изменить параметры по умолчанию для макета документа.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Секретарское дело

У большинства сотрудников компании довольно смутное представление о том, что это — документационная работа и делопроизводственный процесс. Для секретаря это является профессией. Секретарь компании отвечает за документооборот.

По форме и особенностям организации офисных услуг предприятие делится на соответствующие формы:

1. Централизованный — все секретари присутствуют в одном отделе и подчиняются главному управляющему.
2. Децентрализованные секретари и сотрудники, выполняющие свои прямые обязанности, разбросаны по всей организации и подотчётны различным руководителям.

Как в офисе

Поля в текстовом редакторе Microsoft Word задаются автоматически при запуске программы. Однако, изменять их приходится часто: бывают документы с определенными требованиями, бывает, что поля страницы нужно уменьшить для экономии места.

Разберемся, какие возможности по редактированию полей в Ворде предусмотрены.

• Предопределенные размеры полей в Ворде;
• Как настроить поля в Ворде:
  • Как установить поля страницы;
  • Как в Ворде сделать поля в мм.
• Поля страницы по ГОСТу;
• Зеркальные поля страницы;
• Как убрать поля страницы:
  • Выставляем нулевые значения в окне «Параметры страницы»;
  • Убрать поля при помощи маркеров.
• Вставка шаблонов полей:
  • Список кодов полей в Word;
  • Форматирование ключей форматов.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

Связанный материал

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

№ 02 / 2021

Связанный материал

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

№ 03 / 2021

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год. 

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

• Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
• Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
• Для дел временного хранения за тот же период — в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

Как удалить рамку в документе Word?

Бывают случаи, когда нужно удалить рамку с некоторых страниц или из всего документа целиком. Сейчас мы подробно разберем оба случая и пошагово покажем, как удалить рамку в документе Word.

Чтобы удалить рамку со всех страниц необходимо:

1. Дважды кликнуть левой кнопкой мыши по нижнему колонтитулу, выбрать вкладку «Конструктор», в области «Колонтитулы» выбрать «Нижний колонтитул» и нажать «Удалить нижний колонтитул». После этого таблица внизу страницы удалиться со всех листов.

2. Далее необходимо убрать рамку. Для этого переходим во вкладку «Разметка страницы», в области «Фон страницы» выбираем «Границы страницы».

3. Во всплывающем окне в поле «Тип» выбираем «Нет», нажимаем «Ок».

После этих простых шагов рамка удалиться со всех страниц и поля останутся чистыми.

Но что же делать, если рамку нужно удалить не из всего документа Word, а лишь с некоторых страниц? Например, с титульного листа, содержания или страниц, которые не являются частью работы, но находятся в одном документе. Для этого необходимо поставить разрывы страниц.

Чтобы поставить разрывы страниц, ставим курсор на последнюю строчку титульного листа, заходим во вкладку «Разметка страницы», в поле «Параметры страницы» выбираем «Разрывы» и «Следующая страница».
Далее заходим в «Границы страниц» и выбираем тип «Нет», обязательно ставим пометку «Применить к этому разделу».

Для того чтобы убрать рамку со страниц, которые находятся в середине документа, необходимо обособить их разрывами с двух сторон и произвести действие, указанное выше.

Для того чтобы выборочно убрать таблицу из нижнего колонтитула в Word, достаточно поставить курсор внизу листа, предшествующего тому, с которого необходимо удалить штамп, и нажать «Разрывы» — «Следующая страница». Этот метод позволит убрать таблицу со второй, пятой, последней или любой другой страницы.

Чтобы убрать таблицу из колонтитула на первой странице, перейдите во вкладку «Конструктор», в области «Параметры» воспользуйтесь функцией «Особый колонтитул для первой страницы». После этого на титульном листе из нижнего колонтитула пропадет штамп, и можно будет оформлять его в соответствии с требованиями.

Не забывайте проверять свою работу на уникальность перед сдачей на кафедру. Низкий процент оригинальности не позволит вам получить хорошую оценку, или даже быть допущенным до защиты.

Если уникальность курсовой или дипломной работы оставляет желать лучшего, а времени на доработку совсем не остается, мы можем помочь повысить оригинальность текста в кратчайшие строки и по доступной цене.

• Всего 100 рублей и 2 минуты на обработку файла.
• Текст и форматирование остаются неизменными.
• Вы сами выбираете необходимый процент уникальности.

После обработки файла, вы получаете уникальную работу, которой не страшны никакие проверки в системе Антиплагиат. Наш сервис с легкостью обходит все возможные модули без пометки «Подозрительный документ». Просто загрузите файл, и через 2 минуты ваша работа станет уникальной.

О подготовке и оформлении протоколов

Протоколами оформляют решения, принятые должностными лицами и работниками организации на совещаниях. Ответственный за подготовку протокола – секретарь совещания, который далеко не всегда является секретарем по должности.

Протокол составляют в течение определенного времени после совещания. Эти сроки нужно установить в инструкции по делопроизводству. Например, протокол оперативного совещания может быть подготовлен в течение одного рабочего дня. Для подготовки протоколов прочих совещаний можно дать секретарю до трех рабочих дней (см. п. 3.34 Примерной ИД).

В локальной инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что в компании действуют два вида протоколов: полные и краткие. Также следует закрепить особенности их оформления, а в приложениях к инструкции по делопроизводству должны быть размещены их образцы.

В оформлении протоколов существует спорный вопрос: в каком падеже писать фамилию участника совещания в блоке «СЛУШАЛИ»? На практике встречается два варианта:

1. В именительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьева К.А.).

2. В родительном падеже (СЛУШАЛИ: Соловьеву К.А.).

В рекомендуемом образце полного протокола, который размещен в Приложении № 4 к Примерной ИД, использован первый вариант.  Автору локальной инструкции по делопроизводству нужно остановиться на одном из вариантов и закрепить его в документе. Главное, чтобы во всех протоколах одной организации было единообразие.

Важно поместить в инструкцию по делопроизводству правила оформления выписки из протокола: необходимость указать в ней не только нужные пункты из записи хода совещания, но и воспроизвести вводную часть. В инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что выписку из протокола следует заверять по аналогии с копией документа

Образец выписки из протокола тоже нужно поместить в приложении к инструкции по делопроизводству.

Протоколы можно оформлять как на бумажном носителе, так и на электронном

При этом важно установить статус электронных подписей, которыми их подписывают. Например, протоколам оперативных совещаний достаточно и простой ЭП в СЭД, а протоколы совета директоров всегда создают строго на бумажном носителе

Такие правила индивидуальны для организаций. Секретарь должен хорошо продумать этот вопрос и, возможно, обсудить его с юристами и руководством, а принятые решения закрепить в инструкции по делопроизводству.

Подраздел «Протоколы» раздела «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

ЭП – электронная подпись.

СЭД – система электронного документооборота.