Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица

Какие требования существуют

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

• Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
• Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
• При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
• Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
• В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
• В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
• Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих (, ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Документы по учету рабочего времени

Сроки хранения документов по учету рабочего времени прописаны в приказе Министерства культуры РФ № 558. К ним относятся больничные листы, графики отпусков, журналы учета рабочего времени и другие.

Период обеспечения сохранности	Виды документов
10 лет	Переписки, отчеты, служебные задания, связанные с длительным зарубежным командированием работника. Книги учета сотрудников, направляющихся в служебные командировки в иностранные государства.
5 лет	Журналы учета рабочего времени, графики работы, командировочные удостоверения, больничные листы и журналы их учета
3 года	Книги учета отпусков
1 год	Журналы регистрации ухода и прихода сотрудников

Документы по учету кадров

К документации по учету кадров относятся персональные данные, штатные расписания, трудовые книжки и трудовые договоры. Условия хранения документации названной категории:

• 75 лет — личные дела работников и руководителей предприятия, в которые входят аттестационные листы, анкеты, копии паспорта и диплома;
• 75 лет хранятся трудовые соглашения, трудовые книжки (исключение — если сотрудник попросит их назад), персональные данные, книги учета трудовых контрактов, вкладышей трудовых книжек;
• 5 лет — заявления, выписки из приказов, копии приказов, служебные записки, докладные, справки и иные хранящиеся документы, которые не учитываются в личных делах, а также журналы учета бланков трудовых книжек;
• 3 года — инструкции и положения о персональных данных сотрудников, штатные расписания в других организациях (по месту разработки они хранятся на постоянной основе);
• 3 года хранятся акты и отчеты об учете трудовых книжек, а также выданных к ним вкладышей.

Хранение документов по учету кадров обязательно не только для юридических лиц, но и для индивидуальных предпринимателей. Рекомендуем ознакомиться со статьей «Особенности открытия ИП с наемными сотрудниками».

Продолжительность хранения

Для чего формируется номенклатура? Причина не только в удобстве, но и в обеспечении должных сроков хранения. Бумаги с одинаковым сроком помещаются в одну папку, однако если возникнет необходимость, вполне допустимо совместить их с документами с разными периодами хранения.

Каждому кадровику должны быть известны сроки хранения документов в соответствии с их степенью значимости. Все эти данные можно найти в перечне, который был утвержден Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Для удобства мы собрали эту информацию в таблицу.

Таблица №2. Сроки хранения кадровых документов.

Документ	Период хранения (количество лет)
ПВТР	1
Графики отпусков	3
Авансовые отчеты	5
Документы по несчастным случаям, которые произошли в организации	45
Личные дела Оригиналы документов работников, которые не были востребованы гражданином или его близкими Документы по личному составу Табели и журналы учета рабочего времени при опасных/вредных условиях труда	50 или 75 лет в том случае, если кадровое делопроизводство прекратилось до 2003 года
Штатное расписание	Постоянное хранение
Оригиналы личных документов работников (аттестаты и дипломы, трудовые книжки, свидетельства и удостоверения и тому подобное)	До востребования

ШАГ 1. СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами.

Кто составляет

При передаче документов в госархив номенклатуру дел обязаны составлять организации (п. 2 ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил):

• государственные и муниципальные;

• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Примечание. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но необходимо иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в государственный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ), то есть формировать собственные архивы. Создать такой архив, конечно, удобнее сразу по Основным правилам.

Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юридическому лицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Кто утверждает

Номенклатура дел — документ, который требует утверждения. На уровне структурного подразделения ее могут утвердить директор по персоналу, начальник отдела кадров или генеральный директор.

Первая номенклатура дел может быть введена в действие в любое время, а все последующие — с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь

Особенно важно учитывать правильные сроки хранения документов кадровой службы

Как определить срок хранения документов

При определении сроков хранения дел следует применять как ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, так и Перечень 2010 (таблица 2).

Требования к архивам

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

• Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
• Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

Виды хранения

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее;
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.

Например, документы кадровой службы фирмы состоят на текущем хранении, как правило, в течение двух лет.

По документам, для которых этот срок хранения истек, экспертная комиссия может принять решение о порядке их дальнейшего хранения (до 10 лет) во внутреннем архиве фирмы.

Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Приказ Минкультуры России № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

• с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
• постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
• хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
• хранения до замены новыми;
• хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы также могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2020 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Некоторые документы могут быть истребованы из архива спустя 20, 50 лет после их постановки на хранение. Известны случаи, когда бывшие работники предприятий не смогли осуществить свое право на пенсию, потому что не сумели подтвердить свой трудовой стаж: документы, подлежащие архивному хранению, были уничтожены.

Любая организация, независимо от формы собственности, цели создания и срока работы накапливает документы. И перед руководителем встает вопрос: какие документы следует хранить из года в год, а какие можно передать в архив или уничтожить.

Хранение кадровых документов

— обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Как отсортировать документы и какой срок хранения кадровой документации, чтобы не навлечь на себя санкции о стороны налоговых органов или других проверяющих учреждений расскажем далее.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Схема сроков хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:

• Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).
• Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
• Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
• Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
• Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
• Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
• Графики отпусков: 1 год (статья 693).
• Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
• Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).

Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.

Ответственность за нарушение порядка хранения кадровых документов

Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения документов, а передавать их на хранение в государственные архивы.

Основные сведения

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

Что это такое

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

• приказы и распоряжения и приемах, переводах, увольнениях;
• персональные дела работников;
• ведомости по расчету заработной платы;
• штатное расписание;
• учетные табели рабочего времени;
• трудовые соглашения;
• документы по аттестации и оценке условий труда;
• списки сотрудников-льготников;
• журналы учета и прочие кадровые бумаги.

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования. Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Какова его роль

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности. Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

Правовые аспекты

В РФ в 2020 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

• приказ Минкультуры РФ N 558;
• ФЗ N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Как правильно хранить кадровые документы

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

В ее компетенцию входят вопросы:

• разработка номенклатуры и порядка ведения дел в делопроизводстве;
• экспертиза ценности отдельных кадровых документов;
• розыск недостающих дел для постоянного хранения и дел по личному составу;
• восстановление испорченных и утраченных кадровых документов.

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:

• наименование организации и подразделения;
• номер дела;
• заголовок;
• срок нахождения в архиве.

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

• 75 л. — для заявлений руководителей и сотрудников, вошедших в личные дела;
• 5 л. — для заявлений сотрудников, которые в эти дела не вошли.

Обложка папки выглядит вот так:

Правила помещения документации в папку на хранение:

• изданы в одном году;
• вшиваются оригиналы оформленных и исполненных;
• порядок — по номерам и в хронологическом порядке.

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Не по личному составу

Теперь понятно, какие документы относятся к долговременным. Только дело в том, что приказ о приеме работника на работу — это бумага, которая относится к личному составу. Но есть небольшое исключение из правил. О нем следует помнить.

О чем речь? Далеко не все приказы о трудоустройстве вместе с трудовым договором являются приказами по личному составу. Аналогичные бумаги имеют исключение. Есть так называемые приказы по основной деятельности. К ним из вышеперечисленных можно отнести:

• Трудовой договор с соответствующим приказом.
• Изменения трудового соглашения (о переводе на другую должность, например).
• Документы об увольнении кадра.

Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц. Обычно это руководители компании, а также бухгалтеры, начальники, заместители. Данные кадры часто прописываются в уставе компании. Это правило следует помнить, если работодатель хочет узнать, каковы сроки хранения приказов по личному составу. Далеко не все документы относятся к подобной категории.

Документы о противодействии коррупции

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Уведомления работодателя работниками:		–
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
Журналы, базы данных регистрации:		–
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

Как составляется архив личных дел уволенных работников

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Потребность в архиве

Дела для передачи документов в архив формируют по наименованиям в разные папки. Сделать это нужно правильно. В одной папке можно хранить данные на отпуска, а во второй должны находиться документы на увольнения.

Отдельно сотрудник кадровой службы укладывает основания для переводов и награждений.

Но складывать и сшивать документы для формирования архива уволенных сотрудников нужно в последовательном порядке. Хранить полагается не менее 75 лет. В процессе архивации документы подразделяют с учётом нормативных сроков хранения. После завершения каждого года необходимо сшивать все приказы и заархивировать личные карточки работников, уволенных с предприятия.

Затем документы опечатывают и представляют архивариусу. За неимением картотеки можно запереть папки в несгораемый шкаф. Документы уволенных сотрудников следует хранить отдельно от работающих.

Юридические лица, обычные граждане и государственные служащие обязаны обеспечивать целостность сведений о ранее работающих сотрудниках за определённый период. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников.

Сотрудники кадровой службы безвозмездно выдают справки и копии документов для предъявления в пенсионный фонд, органы социальной защиты населения для получения льгот.

Имеющиеся данные также используют в роли вещественных доказательств. Затем изъятые ранее документы отдают владельцу.

Формирование личного дела

Порядок сбора информации о работниках строго регламентирован. В состав документации должны входить:

• Анкета и резюме.
• Личный листок отдела кадров.
• Характеристики на сотрудника.
• ИНН, страховое свидетельство.
• Трудовой договор.
• Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Необходимо знать, как хранить личные дела уволенных сотрудников. Так, личную карточку работника, созданную по принципу досье, в кадровой политике компании оставляют до конца рабочего года. В течение трёх лет после ухода из организации документы проходят архивно-техническую обработку. После этого их передают в архив учреждения.

Хранить документы в архиве можно, если имеется годовая опись. Отдел кадров собирает список работников, ушедших с предприятия за определённое время. На обложке каждого дела ставится дата увольнения.

Систематизация хранения

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

• Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
• Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
• На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
• В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
• Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

• Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
• Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
• Анкеты — не менее 12 месяцев.
• Выписки из отчётов — 75 лет.
• Списки работников — также 75 лет.
• Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
• Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
• Заявления на замещения сохраняют 3 года.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

• это отвечает нормам законодательства;
• защищает интересы работников;
• отводит руководителей от ответственности по КоАП.

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

• составляется акт об утрате с указанием причин (халатность, чрезвычайное происшествие, массовая утрата или порча);
• создание или заказ дубликата;
• восстановление содержания;
• сбор подписей сотрудников.

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Чем регулируется срок хранения кадровых документов в организации

В ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ закреплена обязанность организаций всех форм собственности сохранять определенные документы в течение сроков, специально установленных в отдельных нормативных актах. Эта норма касается и документов по личному составу, входящих в состав кадровых документов. В ч. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ указано, что специально уполномоченный госорган утверждает перечень типовых документов, подлежащих хранению в архиве, с указанием сроков, на протяжении которых это хранение осуществляется.

Таким документом является приказ Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). Кадровые службы большинства компаний в своей деятельности по обеспечению сохранности кадровых документов руководствуются именно им.

В самой организации может быть разработан и утвержден локальный акт, который будет регламентировать процедуру хранения документов. Например, это может быть положение о хранении документов.

Руководство компании должно решить:

• передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
• организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
• поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации. 

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.