Номенклатура дел отдела кадров на 2020 — 2021 годы — образец

Какие документы кадрового учета необходимы

В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил
к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.д

Крайне важно, чтобы они не противоречили
действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие
законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя.
Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

• личные карточки работников;
• должностные инструкции;
• штатное расписание;
• правила трудового распорядка организации;
• график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов.
Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе
ее обрабатывать

Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Стоимость ведения кадрового учета

Стоимость кадровых услуг, как и стоимость бухгалтерских услуг в Калуге разнится в зависимости от необходимого объема работ, но в любом случае это дешевле бесконечных штрафов и проверок. Каждый, кому необходима помощь в ведении и постановке кадрового учета, может обратиться к нам. Мы предлагаем различные кадровые услуги, цены на которые весьма приемлемы, а качество всегда на высоте.;

• Стоимость консультации по кадровым вопросам от 500 рублей.
• Стоимость постоянного ведения кадрового учета (кадровый аутсорсинг) зависит от количества сотрудников и выполняемых операций. Наиболее удобным способом взаимодействия для клиента в сфере оказания кадровых услуг остается кадровый аутсорсинг.

Именно при постоянной работе наших кадровых специалистов удается избежать ненужных ошибок и вести кадровое дело в компании согласно всем нормам законодательства.;

Как трудоустроить самозанятого

После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

Что такое кадровый учет

Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую
должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:

• факт принятия на работу сотрудника;
• занимаемая им должность, а также ее смена;
• дата и причины увольнения.

Важно, чтобы все бумаги велись в соответствии с требованиями закона. Нарушение установленных трудовых норм нанимателем, а также неточности в документации могут обернуться для компании
штрафами, судебными исками или другими неприятными последствиями.

Способы организации учета

1. Прием на работу 2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру 3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании

Преимущества передачи кадрового учета аутсорсинговой компании:

• сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и не тратит дополнительные средства на кадровую службу;
• снижение рисков. Благодаря передаче ведения учета профильной сторонней компании, организация может не следить за неочевидными для непрофессионалов новшествами в законодательстве РФ и сосредоточиться на других задачах; 
• качество работы. Аутсорсинговые компании используют в своей работе проверенные и эффективные методы, у экспертов есть узкие знания по отдельным специализациям; 
• круглосуточная поддержка. Сотрудников аутсорсинговой компании, в отличие от работников собственной кадровой службы, не нужно заменять на время отпуска/болезни/повышения квалификации. Специалисты сторонней компании взаимозаменяемы, простоев в работе не будет; 
• согласованность учета. Как правило, в аутсорсинговых компаниях работают не только специалисты отдела кадров, но и сотрудники юридических и финансовых организаций – все вопросы решаются комплексно. 

Основные ошибки в ведении кадрового учета

1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников

• отсутствие обязательных документов в личном деле;
• нарушение порядка документации; 
• отсутствие сверки личных дел в установленные сроки; 
• включение в дело документов, которые не должны быть в нем; 
• передача личных дел сторонним организациям и лицам. 

2. Ошибки при заключении трудового договора

• заключение трудового договора в одном экземпляре;
• отсутствие факта и даты регистрации трудового договора; 
• отсутствие подписей в трудовом договоре; 
• отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя; 
• отсутствие прописанных обязательных условий или сведений; 
• отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
• отсутствие конкретной величины заработной платы; 
• отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно); 
• отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР. 

3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников

• отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
• отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя); 
• не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня); 
• неправильная нумерация; 
• отсутствие записи о переводе; 
• отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
• неверное или некорректное внесение сведений о работе; 
• ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом; 
• отсутствие книги учета движения трудовых книжек; 
• не заполнение раздела сведений о сотруднике; 
• отсутствие подписи работника; 
• неполное название нанимателя; 
• отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой. 

Как его составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:

1. Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
2. Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
3. Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
4. Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
5. Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
6. Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
7. Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.

Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.

Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:

Наименование организации ПРИКАЗ «__»_____ 20__ г. № ___ г.___________ О назначении ответственного за делопроизводство В целях оптимизации делопроизводства ___________ (наименование организации) ПРИКАЗЫВАЮ: С __ ___________ 20__ г. назначить ответственным за делопроизводство ________ (наименование организации) __________________________ (Ф.И.О., должность сотрудника). Возложить на ответственного за делопроизводство __________ (наименование организации) следующие обязанности: 2.1. Прием, первичное рассмотрение, регистрация входящих документов. 2.2. Регистрация внутренних документов. 2.3. Регистрация исходящих документов. 2.4. Отправка корреспонденции почтой России, службой экспресс-почты. 2.5. Передача документов на рассмотрение, подпись, утверждение руководителю. 2.6. Хранение документов. В периоды временного отсутствия _________________ (болезнь, командировка) обязанности ответственного за делопроизводство временно возлагаются на другого работника по указанию руководителя. Специалисту по кадрам _________________подготовить приказ об увеличении объема работы _________________с доплатой согласно п. _ Правил внутреннего трудового распорядка (Положения об оплате труда). Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за _________________. Руководитель Подпись Ф.И.О. С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ: __________________________________ _________________ __________________________________ _________________

А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:

Кто может вести журналы

Составлением, заполнением, ведением документации на предприятии занимаются обычно кадровики, но руководитель может выбирать и назначать любых других специалистов в качестве ответственных лиц. Обычно это бухгалтера и другие штатные сотрудники. Многое зависит от масштабов компании, штата, направления ведения деятельности. Также ответственный специалист должен иметь достаточный уровень квалификации для проведения соответствующих операций.

В мелких фирмах ведением журналов часто занимаются секретари, но, если штат сотрудников большой, нужно будет выбрать другое ответственное лицо. Главное, чтобы работник был добросовестным, ответственным, внимательным. Любые ошибки, обнаруженные в ходе проверок, способны привести к финансовым потерям – ваша задача этого не допускать или хотя бы минимизировать риски. За определенные несоответствия, нарушения на организацию накладываются приличные штрафы.

После определения ответственного лица соответствующие сведения вносят в уставные и прочие документы. То есть официальные правила предприятия должны содержать данные о том, кто решает текущие задачи

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

1. Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
2. Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
3. Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям? 
4. Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации? 
5. Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения? 
6. Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей? 
7. Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий? 
8. Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения? 
9. Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте? 

Как правильно оформлять и вести документацию

Доступные способы регистрации:

• самый простой – в обычном журнале;
• более современный – картотека;
• самый простой – с применением ПК.

Организация сама выбирает для себя оптимальный способ с учетом текущих запросов. Учтите, что регистрация кадровой документации в компании предполагает обязательное использование специальных журналов. Если нет законной официальной отчетности, на случай возникновения трудовых споров (а это не редкость для организаций всех размеров, форм), суд с государственной трудовой инспекцией могут не признать электронные версии документов. То есть работать без журнала можно, но это не в интересах самой фирмы.

Как вести журнал регистрации приказов по командировкам, трудовым, ответственный сотрудник узнает из инструктажа. Пунктов, правил, требований много, все они обязательны для соблюдения. 

Например, нужно защитить вложения от изъятия

Все листы нумеруют ручкой (не карандашом – это важно), сам журнал прошивают и опечатывают, заверяют подписью руководителя компании либо лица, ответственного за хранение данных. Только в таком случае регистрационная книга может исполнять роль доказательства

Журналы отдела кадров обязательные и дополнительные нужны для решения следующих задач:

• регистрация бумаг, присвоение им порядковых номерных значений;
• организация учета перемещения документов, кадров;
• налаживание учета документации, которая выдаются ограниченному перечню лиц, строго под расписку, в том числе не хранится непосредственно в организации (это разные удостоверения, справки, пр.);
• облегчение поисков бумаг в будущем.

В электронном виде в теории вести журналы учета тоже можно, но тут существует ряд нюансов. Вы должны понимать, что, если в документах будут расхождения (а это не редкость – банальный человеческий фактор), предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет, или там указана не вполне корректная информация, что-то доказать уже будет сложно.

Электронный журнал не всегда пригоден для применения. Подвисания, вирусы, частые обновления – факторов масса. Недостатки обычно проявляются в самое неудачное время, так что на 100% доверять компьютерным технологиям пока что точно не стоит. Бумажная версия будет и подстраховкой, и настоящим спасением. В связи с этим напрашиваются выводы о том, что журнал лучше вести в стандартном формате в принципе и не рисковать.

Заполнение журнала регистрации трудовых договоров, трудовых книжек, пр. нужно вести постоянно. Любые недочеты в будущем будут обнаружены и могут стать причиной проблем. К примеру, когда после закрытия журнала в конце года на бланке останутся пустые строчки, их перечеркивают. В конце листа от руки указывают число заполненных в общей сложности в книге страниц (это обязательно).

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года

Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно

Кадровый учет в компании

Что же включает в себя кадровый учет персонала:

• оформление приказов о приеме на работу и проверку прилагаемых к заявлению документов;
• оформление и правильное ведение трудовых книжек;
• формирование штатного расписания;
• ведение табеля рабочего времени и графика отпусков;
• правильное оформление увольнения сотрудников с учетом всех норм и правил действующего законодательства;
• разработка внутренних нормативно-правовых документов для ведения кадрового учета (положений и правил);
• разработка должностных инструкций;
• и многое, многое другое.

Очень важно вести правильный кадровый учет в компании. Отсутствие кадровой документации может вызвать риск административных и налоговых штрафов

Очень часто кадровые документы необходимы для судебных споров и при проверках государственными органами контроля

Порядок ведения кадрового учета на аутсорсинге

Юридическая компания «Ропот и партнеры» предоставляет широкий комплекс услуг по ведению кадрового учета: прием сотрудника (подготовка приказа о приеме, заполнение трудового договора, трудовой книжки, заявления на обработку персональных данных); перевод сотрудника (подготовка дополнительного соглашения, трудовой книжки, заявления и приказа); увольнение сотрудника по собственному желанию; увольнение сотрудника по инициативе работодателя или по соглашению сторон; ведение табеля учета рабочего времени; ведение базы в 1С Бухгалтерия и многое другое. 

Порядок ведения кадрового учета на аутсорсинге:

• Шаг 1. Вы оставляете заявку на консультацию на нашем сайте или звоните нам по телефонам, указанным на сайте.
• Шаг 2. Мы консультируем Вас по телефону и договариваемся об удобном времени встречи.
• Шаг 3. Обговариваем все необходимые условия сотрудничества при личной встрече и подписываем договор кадровых услуг.
• Шаг 4. С первого же дня приступаем к работе. Комплексный подход индивидуально к каждому клиенту.

Результат: Вы получаете качественные услуги кадровых специалистов при значительно меньших затратах будь то Ваш штатный специалист. Экономия денег, времени и места в Вашем бизнесе. Кадровое делопроизводство в Вашей организации в соответствии со всеми нормами законодательства.

Аутсорсинг кадрового учета

Небольшим компаниям нет смысла содержать отдел, который будет заниматься вопросами, связанными с приемом на работу и увольнением сотрудников, а также другими вопросами, которые касаются
трудовых взаимоотношений. Все эти задачи можно доверить фирмам, занимающимся аутсорсингом.

Выгоды

• экономия на затратах — тарифы компаний-аутсорсеров куда ниже, чем оклад одного или нескольких работников;
• квалифицированная поддержка — у таких компаний богатый опыт работы с разными предприятиями;
• гарантия результата — эксперты несут ответственность перед клиентами, что прописывается в условиях сотрудничества;
• уверенность — не нужно больше беспокоиться о ведении документооборота, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или уволится.

Перечень обязательных журналов

Какие журналы нужно вести на производстве и для чего? Данные документы предназначаются для фиксации сведений о приеме сотрудников на работу, занимаемых ими должностях, датах перевода, прохождения медицинских осмотров, проведения инструктажей.

Каждый журнал составляется в своей отдельной папке и нумеруется. Обязательно наличие информационных блоков с личными данными сотрудников. Корректность сведений проверяет ответственное лицо, оно же следит за отсутствием ошибок в бумагах. Сотрудник для ведения книг выбирается один.

Какие журналы должны быть в отделе кадров:

• учета трудовых книжек сотрудников, их перемещения;
• проверок, в котором ставятся подписи представителей государственных инспекций;
• ознакомления с правилами распорядка в организации, должностными инструкциями;
• медосмотров;
• ознакомления с правилами пожаробезопасности.

Наличие обязательных кадровых журналов регламентируют законодательные акты, распоряжения руководства организации. В компаниях может находиться приличное число бланков регистрации, отчетности. Они заполняются с учетом текущей специфики, особенностей работы организации.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

• разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

• оформление кадровых приказов;

• заполнение трудовых книжек;

• ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

• Положения об оплате труда;

• Правил внутреннего трудового распорядка;

• Положения о персонале;

• Положения о премировании и иных поощрениях

• Положения о материальной ответственности работников;

• Положения о коммерческой тайне;

• Положение об отпусках;

• Положение о командировках;

• Положение о структурных подразделениях;

• Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

КТО ПРИНИМАЕТ РЕШЕНИЕ О НАЗНАЧЕНИИ ДИРЕКТОРА

Решение об избрании (назначении) или прекращении полномочий директора принимает уполномоченный орган, которому уставом организации даны соответствующие полномочия (Руководитель организации → Уполномоченный орган, принимающий решение о полномочиях директора → Регулирующий документ):

Директор унитарного предприятия (государственного или муниципального) → Собственники имущества унитарного предприятия → Статья 20 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 29.12.2017)

Председатель производственного кооператива → Общее собрание членов кооператива, если это право по уставу не передано наблюдательному совету → Статья 15 Федерального закона от 08.05.1996 № 41-ФЗ «О производственных кооперативах» (в ред. от 30.11.2011)

Руководитель акционерного общества → Общее собрание акционеров, если уставом решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) → Статья 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 19.07.2018)

Руководитель акционерного общества с единственным акционером → Единственный акционер → Статья 47 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 19.07.2018)

Руководитель общества с ограниченной ответственностью → Общее собрание участников общества, если уставом решение указанных вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) → Статья 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 23.04.2018)

Руководитель общества с ограниченной ответственностью с одним участником → Единственный участник → Статья 39 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 23.04.2018)

Как видим, в обществе с ограниченной ответственностью решение о назначении и смещении директора принимает общее собрание участников общества (либо единственный участник). Единственный участник вправе назначить на должность директора себя самого, а общее собрание может выдвинуть на должность руководителя одного из участников. В этом случае трудовым договором будут урегулированы его трудовые отношения с организацией, а уставом — корпоративные отношения в качестве участника.

Любые решения общего собрания участников оформляются протоколом. Единственный участник (акционер) оформляет решение. Эти документы являются первичными и очень важными, на их основании затем будет оформляться вся цепочка кадровых документов.

Чтобы назначение на должности или прекращение полномочий директора было законным, в протоколе обязательно должно быть отмечено:

• о наличии кворума для принятия решений;

• один из вопросов повестки собрания должен быть о назначении (или прекращении полномочий) директора;

• кому поручено от имени организации подписать с директором трудовой договор (или документы об увольнении).

Услуга бесплатна, если запрос делает сам кандидат в руководители. Если запрос направляет уполномоченное организацией лицо, придется заплатить пошлину в размере 100 рублей. В течение пяти дней с момента направления запроса налоговый орган выдаст один из трех документов:

• выписку из реестра, если информация о запрашиваемом лице найдена в Реестре дисквалифицированных лиц (т.е. данный гражданин все-таки подвергался наказанию в виде дисквалификации и не может занимать должность руководителя организации);

• справку об отсутствии сведений о запрашиваемом лице (именно этот документ подтверждает отсутствие наказания);

• информационное письмо о том, что не удалось точно идентифицировать лицо, о котором вы делали запрос.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все

В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

1. Сотрудники, находившиеся в отпуске
2. Временно нетрудоспособные граждане;
3. Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
4. Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. 

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Кому доверить кадровый учет

кадровым учетом

В услуги кадрового учета BDO UNICON OUTSOURCING входит:

1. Аналитика бизнес-процессов организации и работы кадровой службы, если она есть.
2. Постановка учета кадров «с нуля» или разработка предложений по оптимизации существующей системы. 
3. Консультация по вопросам трудового права. 
4. Организация кадрового документооборота, разработка локальных нормативных актов, регулирующих вопросы трудовых отношений. 
5. Настройка базы 1С и отчетов, необходимых для кадрового учета, а также реализация обмена данными с корпоративными системами клиента 
6. Ведение кадрового учета и документации. 

Кадровый учет также включает ведение воинского учета. В него входит:

1. Восстановление воинского учета. Мы определяем число работников, которые подлежат воинскому учету и ведем их данные в соответствии с законодательством РФ.
2. Постановка компании на воинский учет. Мы подготавливаем всю необходимую документацию и разрабатываем план по ведению воинского учета в организации.
3. Контроль над сотрудниками, которые подлежат призыву на военную службу. Мы проверяем документы воинского учета, ставим на учет сотрудников и направляем в военные комиссариаты информацию о гражданах, не состоящих, но обязанных стоять на воинском учете. 
4. Формирование отчетностей. Мы ежегодно направляем список граждан, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет и формируем сведения о гражданах, по запросу военного комиссариата. 

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

• Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

• Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

• Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

• Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Что нужно знать об удалённой работе

Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

• порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
• время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
• уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
• подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
• работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.