Программа адаптации: эффективный инструмент по избеганию текучести персонала

Приветствие

1. Возьмите торт, пончики или шампанское. Чтобы сделать этот день
   максимально праздничным, мы начинаем его с торта, пончиков или
   нескольких бутылок шампанского! Мы лакомимся этим со всеми обычно
   после обеда. Это дает прекрасную возможность встретиться со всей
   компанией, познакомиться с культурой компании и официально
   поприветствовать новичка в составе всей команды. 
2. Обсудите повестку дня. Это происходит в самом начале дня. Здесь
   менеджер и сотрудник проходятся по плану на день. Это дает
   сотруднику структуру. 
3. Экскурсия по офису. Это тоже происходит в первый час. Мы проводим
   экскурсию по офису: показываем кухню, как работает кофе-машина (это,
   наверное, самая важная часть тура), где уборные, показываем
   кабинеты, принтер, как закрывается офис, когда ты уходишь последним.
4. Представление коллегам + команда. Здесь мы представляем новичка всем
   в компании, обычно это происходит во время тура по офису. Встреча с
   его командой это еще более важный момент. Обычно мы планируем
   встречи 1-на-1 с каждым членом команды в первую неделю, об этом
   дальше в статье.
5. 90-дневный план. Позднее, в первый день, новичку представляют
   90-дневный план. Он получает его и подробное пояснение к каждому его
   пункту. Это ключевой элемент в адаптации сотрудника и мы детально
   проработаем его позже.
6. Презентация компании. Это презентация, которая проводится
   собственниками и в основном фокусируется на том, как компания
   работает с точки зрения команд и ролей, а также ее культуры. На этом
   этапе кандидат также получается представление о целях, миссии и
   видении компании, которые делятся со всеми сотрудниками.
7. Недельная + месячная структура. Здесь менеджер представляет новичку
   недельную и месячную структуру. Сюда входят наши ежемесячные
   напитки, бизнес-новости, еженедельный сюрприз на ланч, а также
   еженедельные и ежедневные встречи и много другое. 
8. Пригласить в командный календарь событий + календарь праздников.
   Кандидат добавляется в этот календарь активностей и получает доступ
   к календарю праздников. 
9. Предоставить доступ к папке Ресурсов Сотрудника (руководство
   сотрудника, форма расходов и т.д.). Это более скучные активности, но
   не менее важные. 

Практичные моменты

WiFi-пароль. Объяснения излишни. Если у вас есть централизованная
IT-система, это должно быть выполнено там в первый день.

Юридические вопросы. Включает в себя форму удержания налогов, скан
паспорта и разрешение на работу

Эти активности могут отличаться в
зависимости от вашего региона, но, тем не менее, очень важно
позаботиться о них заранее.

Отправить информацию для системы расчета заработной платы. Это можно
легко сделать онлайн

Как это работает полностью зависит от системы
вашей компании.

Сделайте фото для профиля. Фото будет использоваться в нашем офисном
программном обеспечении и на нашем сайте.

Тренинг

1. Программное обеспечение для коммуникаций и взаимодействия. Мы
   проводим обучение новых сотрудников использованию программ, которые
   мы используем. Это может быть MS Teams, Yammer,  Slack или
   другие программы, которые используются в вашей организации.
2. Электронная почта. Этот пункт включает в себя базовое обучение в
   электронной почте, в том числе настройку подписи и политике
   автоответов об отсутствии сотрудника. 
3. Прочее программное обеспечение, которое используется в этой роли.

На этом первый рабочий день завершается. Все эти активности занимают 4-6
часов. Остаток рабочего дня сотрудник может познакомиться с системами
или поработать со своим первым проектом. Обычно люди довольно
перегружены впечатлениями, поэтому не стоит от них ожидать многого в
остаток дня, просто дайте им немного времени передохнуть и отправьте
домой пораньше. Это особенный день и новичку стоит его
отпраздновать. 

Какой бывает адаптация

Человек, пришедший на новое производство, это, прежде всего, человек. Он вступает во взаимоотношения с коллективом, напарниками, руководством, подчиненными и просто с незнакомыми пока еще людьми. Он выполняет трудовую функцию, которая даже при всем возможном профессионализме нового сотрудника всегда несет в себе элементы новизны. Каждый коллектив трудится в условиях сформировавшихся традиций, стереотипов, привычек, симпатий и антипатий. Несмотря на то, что любой сотрудник – это в первую очередь трудовая функция, межличностные отношения могут стать решающим фактором в адаптации работника к новому или обновленному производству.

Трудовая адаптация персонала может быть разделена на следующие категории и виды.

1. Производственная. В рамках этой трудовой адаптации персонала работник рассматривается только как производственная функция. Абстрагируясь от всех других сущностей человека, можно выделить следующие виды трудовой адаптации работника:

• профессиональную (применение знаний и навыков в новых условиях);
• технологическую (овладение особенностями технологических циклов);
• организационную (вхождение в новые реалии организационных особенностей);
• экономическую (освоение новых для себя экономических показателей своего труда и всего трудового процесса организации);
• санитарно-гигиеническую (освоение нормативов и требований обеспечения безопасности труда).

1. Социально-психологическая. Это коммуникативность и адаптация работника в коллективе, основанная на включении нового сотрудника в систему формальных и не формальных взаимоотношений в коллективе, первоначальной оценке психологического климата, традиций и системы ценностей. Подобная адаптация персонала в любых организациях может быть разделена на следующие виды:

• организационно-психологическую (сюда относится адаптация новых работников к традициям и особенностям организации жизни коллектива);
• психофизиологическую (соответствие или не соответствие ритмики жизни коллектива биоритмам организма работника);
• межличностную (формирование симпатий и антипатий).

1. Внепроизводственная. Это те особенности адаптации персонала, которые проецируются не только на внеслужебную деятельность сотрудника, но и на его личную жизнь. Обычно такая проекция является показателем определенной адаптационной стадии.

Таким образом, адаптация персонала на предприятии представляет собой сложный процесс, растянутый во времени. Этот процесс имеет три вектора. Один из них – это адаптация работника в новых условиях, другой – включение этого работника во все сферы производственного процесса, третий – адаптация предприятия к новому сотруднику. Последний вектор может показаться весьма сомнительным. Как может происходить адаптация системы под вновь прибывающий новый элемент? Однако система состоит из элементов, и каждый вновь появившийся элемент априори систему меняет. Масштабы такого изменения зависят от трудовой функции работника, однако взаимовлияние системы и ее элемента несомненны.

3 стратегии адаптации персонала

Стратегия 1: Расширение обучения

Традиционные программы адаптации обычно имеют переходный характер. Ознакомление сотрудников с технологиями, обучение их основным политикам и процедурам, а также обеспечение функционального обзора работы – все это общие мероприятия для адаптации.

Тем не менее есть большая разница между этой начальной фазой и настоящим корпоративным обучением, которое является более постоянным, длительным и которое должно быть частью программ онбординга. Добавление последовательности и продолжительности в концепцию адаптации персонала имеет решающее значение для стратегического внедрения. Этот тип обучения не происходит за день, неделю или даже месяц. Это то, что длится долго и постепенно.

Продление адаптации в течение первого года или более может увеличить удержание нового персонала. Исследования показывают, что необходимо как минимум шесть месяцев для эффективного обучения. 

Преимущества расширения программы адаптации персонала:

1. Обучение небольшими частями, известное как “эффект интервала”, позволяет лучше понять и усвоить информацию.
2. Более продолжительная адаптация помогает сотруднику лучше понять свою работу, понять, как она влияет на компанию, и быстрее достичь производительности.
3. Качественная адаптация поддерживает вовлеченность и заинтересованность сотрудников, что является ключевым фактором для улучшения удержания новых сотрудников.

Стратегия 2: Наставничество

Есть большая ценность в подходе “покажи мне, а не говори». Добавление индивидуального подхода к вашей расширенной программе адаптации персонала значительно улучшает восприятие обучения, поскольку именно так, мы, как люди, естественно, хотим учиться. 

Преимущество стратегии наставничества:

Люди учатся лучше, когда им показывают процесс лично в рабочей среде.
Общение лицом к лицу требует внимательного слушания и обратной связи, что приводит к более продуктивному обучению.
Способность понимать «мягкие» навыки работы

Мы все знаем, что есть так много необходимых навыков вне должностных обязанностей, которым важно учиться, чтобы быть успешным.
Наставник, обучающий нового сотрудника, тоже выигрывает от этого, так как он имеет отличную возможность повторить и закрепить свои знания.

Стратегия 3: Оценка адаптации персонала

Скорее всего, вы знаете, что ваша программа онбординга в некоторой степени приносит результаты. Но, вероятно, точных данных у вас нет.  К счастью, все довольно легко рассчитать, если сосредоточиться на отслеживании этих показателей на двух уровнях: уровне самой программы адаптации и уровне сотрудника.

Чтобы точно измерить влияние, важно измерить показатели в начале программы. На уровне программы выстраивайте метрики вокруг определенных бизнес-целей

Некоторые из них могут включать в себя:

• Показатели завершения программы
• Участие в программе и показатели прогресса
• Групповые показатели производительности

На уровне сотрудников важно оценить следующие моменты:

• Какое влияние оказывает на них ваша программа адаптации
• Возрастает ли их продуктивность
• Всего ли хватило
• Нравился ли им сам процесс

Помимо этого, стоит проводить опросы, чтобы определить потенциальные проблемы, которые можно исправить и улучшить адаптацию.

Понятие и сущность

Профессиональную адаптацию обычно рассматривают как процесс вовлечения человека в трудовую деятельность в рамках конкретной профессии, включения его в производственный процесс, постижения им методов и условий нормативов производительности труда.

Она предполагает приспособление сотрудника к нормам поведения, установленным коллективом, налаживание межличностных отношений, которые в большей мере обеспечивают производительность труда, взаимовыгодное удовлетворение потребностей работодателя и работника.

Цели адаптации:

• снижение начальных издержек, поскольку новичок пока не способен полностью выложиться, трудится менее эффективно и создает дополнительные затраты;
• снижение неопределенности и волнения у новых сотрудников;
• минимизация текучести работников: новичок чувствует себя некомфортно на новом месте, что может вылиться в увольнение;
• экономия времени руководства и коллектива, поскольку трудовая адаптация позволяет сэкономить время каждого из них;
• формирование положительного отношения к трудовому процессу, развитие чувства удовлетворенности.

Задачи структурного подразделения или специалиста по адаптации:

• проведение семинаров по теме адаптации;
• организация бесед руководства и наставника с новым работником;
• организация непродолжительных курсов для руководителя, вступающего на должность;
• проведение курса подготовки наставника;
• внедрение методик постепенного усложнения поставленных перед работником задач;
• выполнение поручений для налаживания контактов новичка с коллегами;
• подготовка единиц в случае ротации кадров;
• проведение ролевых игр для повышения сплоченности коллектива.

Пять факторов

1. Правильность проведения процедуры найма (отсутствие ошибки типа «прием на работу непригодного кандидата» и пр.) Соответствие профессиональных навыков нанятого персонала требованиям рабочего места позволяет сократить время введения в должность, избежать недоразумений, связанных с неадекватным поведением работников в новых организационных условиях. Кроме того, при ошибках, связанных с наймом непригодного кандидата, возникают косвенные затраты, определяемые как потери, вызванные отказом в приеме на работу более достойному.

2. Размер организации. Чем меньше организация, тем более неформальными являются процедуры адаптации в ней. Поэтому, если нет необходимости в дополнительном обучении, затраты организации будут связаны с ознакомительной беседой, проводимой, как правило, во время трудового процесса. С ростом размера организации увеличивается количество функциональных и информационных связей. В процессе адаптации необходимо их освоение, что требует определенного времени и соответственно затрат.

3. Уровень межличностного общения в коллективе и морально-психологический климат. Высокий уровень межличностного общения в коллективе и комфортный морально-психологический климат в организации уменьшают ее затраты на адаптацию персонала. Вновь нанимаемый персонал попадает в условия, способствующие сокращению времени адаптации за счет построения доверительных отношений, неформального обмена опытом, отсутствия конфликтов, связанных с возможными ошибками нанятых работников.

4. Характер и содержание занимаемой должности. Более сложный характер должности и ответственность, предусмотренная ею, предполагают более длительный период освоения должности и соответственно рост затрат на адаптацию.

Задачи адаптации нового сотрудника

В человеке на генетическом уровне заложено множество полезных механизмов, адаптация один из них. Мы устроены таким образом, чтобы приспосабливаться к окружающей нас действительности. В большинстве случаев для этого не нужно никаких сверхъестественных усилий. Закономерно возникает вопрос: в чем ценность разработки качественного процесса адаптации нового сотрудника в организации, если, по идее, это должно произойти само по себе?

Действительно, произойдет. Время и новые обстоятельства трудовой деятельности сыграют свою роль, и сотрудник, внутренне или внешне замотивированный на продолжение рабочей деятельности, адаптируется. Рано или поздно, так или иначе. Но какова цена такого легкомысленного подхода? Время, силы, качество и деньги. Опытный работодатель это знает, поэтому стремится построить адаптацию нового сотрудника таким образом, чтобы процесс был максимально коротким и эффективным.

По данным исследований, 90 % сотрудников, проработавших в компании менее года, предполагали такой исход событий еще на этапе адаптации, то есть в первые рабочие дни.

Так как же составить грамотную программу адаптации нового сотрудника? Первое — определиться с целями, то есть четко ответить себе на вопрос: «Зачем?».

• Чтобы эффективность и качество работы сотрудника были максимальными уже в первые недели работы (все организации имеют свою специфику и даже опытному специалисту нужно время, чтобы разобраться, как все устроено, что может привести к тому, что на стандартные задачи он может тратить больше времени, а иногда и денег).
• Чтобы уменьшить уровень стресса нового сотрудника (волноваться естественно, но часто это влияет на качество работы, а при достижении определенного лимита может вызывать текучку кадров).
• Чтобы сэкономить время (знакомое объяснение на бегу хаотично и тратит время руководителя и коллег, тогда как четкая адаптационная программа, напротив, структурна и помогает его сохранить).
• Чтобы повысить ценность компании в глазах сотрудника (программа адаптации помогает заявить: «Ты нам ценен. Мы заботимся о тебе». Это закономерно приводит к такому же отношению сотрудника к компании).

Содействие адаптации

Многие успешные корпорации сегодня уделяют большое внимание адаптации нового сотрудника в своем коллективе. Это происходит в силу ряда причин:

• чем короче адаптационный период, тем больше отдачи от труда работника;
• негативные отзывы бывших работников, ушедших из-за ряда сложностей в период адаптации, — серьезный удар по имиджу компании;
• наставничество помогает повысить творческий потенциал давно работающих сотрудников;
• при увольнении работника и поиска ему замены компания вновь потратит средства на рекрутство, обучение;
• детально разработанная и эффективная программа адаптации — плюс в борьбе конкурентами;
• дружественное отношение нового коллектива — одна из главных причин раскрытия потенциала новичка.

Адаптация на новом рабочем месте — самый сложный и важный в трудовой деятельности

Работнику на этом этапе важно быстро и успешно освоиться в незнакомом коллективе, на новом рабочем месте, а компании — всячески этому содействовать, а не препятствовать

Этапы адаптации персонала

Выделяют три формы адаптации:

1. Ознакомительный.
2. Приспособление;
3. Вссимиляционный.

Ознакомительный

Специалист знакомится с предприятием, микроклиматом в коллективе. Полученные знания сопоставляются с целями новичка, его ожиданиями от работы.

Руководству предприятия необходимо решить следующие задачи до окончания :

• Утверждение кандидатуры.
• Минимальные сроки по переходу к полноценному выполнению работы.
• Выявление потенциала.
• Определение обязанностей, составление плана адаптации.

Приспособление

Этот этап длится от 1 до 12 месяцев и зависит от нескольких факторов, к которым относят оказываемую непосредственным начальником, коллегами и менеджером по персоналу помощь. Происходит определение характера взаимодействия новичка с коллективом.

Ассимиляция

Ассимиляция заключается в окончательном привыкании к коллективу и предприятию. На этом этапе сотрудник должен освоить должностные обязанности. Предполагается самостоятельная установка целевых ориентиров.

Как изобретают велосипеды?

Программа адаптации новых сотрудников реализуется в ИД “Алтапресс” уже около года. Постоянно корректируется, усовершенствуется и, по нашим наблюдениям, постепенно становится частью культуры организации. Мы хотим поделиться с коллегами нашим опытом внедрения, чтобы облегчить изобретение велосипеда.

Исходная ситуация

Еще до появления в структуре “Алтапресса” службы персонала действовало Положение об адаптации, обязывающее руководителей всех уровней адаптировать новых сотрудников, а также были прописаны основные крупные шаги программы. Однако системно и результативно программа работать не начала. Руководители блуждали в тумане слишком общих требований и воплощали в жизнь каждый свое и по-разному, а то и вообще ничего.

После нескольких бесед с менеджерами нам удалось сформулировать причины “провала”:

• шаги, прописанные в программе, были слишком общими: руководителям необходимо было самим их детализировать, выдумывать, формулировать, что при дефиците времени часто не выполнялось;
• не было активного, системного внедрения, то есть можно было «сачкануть»;
• не было контроля за реализацией программы.

Тем не менее, несомненная польза данного этапа была в том, что за этот период в умах менеджеров сформировалась готовность к реализации программы, возникло определенное информационное поле.

Внедрение программы

После того, как программа была разработана, началось ее внедрение. В начале, естественно, возник формализованный план, рожденный из многочисленных вопросов: Как все учесть? Как доходчиво и полно объяснить? Как заинтересовать? Как сделать, чтобы заработало? Было принято три решения:

1. Подготовим полный пакет документов для руководителей высшего и среднего звена, в который включим:

• • краткую характеристику программы;
  • поэтапное описание программы;
  • бланк адаптации (Приложение 1).

Выдадим пакет документов руководителям всех уровней для ознакомления за несколько дней до проведения учебы по программе.

1. Разработаем план учебы для менеджеров (Приложение 2).

Одним из ключевых моментов данного этапа стало создание электронной презентации по программе адаптации (см. ссылку «Презентация для менеджеров: этап внедрения программы»).

1. Выработаем процедуры контроля реализации программы.

Функция контроля за реализацией программы была возложена на менеджера по персоналу. Так мне выпала роль «звоночка-напоминателя» или «липучки-требователя», которому необходимо контролировать соблюдение сроков заполнения руководителями промежуточных отчетов, а также всех необходимых документов для подведения итогов; организовывать процедуру подведения итогов по прохождению испытательного срока и т.д.

Все эти этапы были успешно воплощены в жизнь. Интересные результаты дало обсуждение плюсов и минусов программы в рамках учебы для менеджеров (Приложение 3). Выработанные позиции помогли наглядно увидеть перевес преимуществ реализации программы и создать конструктивный, рабочий настрой.

Сложности и их преодоление.

В ходе реализации программы мы столкнулись с рядом сложностей, среди которых хочется выделить момент, по нашему мнению, наиболее актуальный для издательств – адаптация журналистов.

Уже в самом начале мы столкнулись с прохладным отношением редакторов к адаптации своих подчиненных – журналистов. “Да зачем? Они же бывшие внештатники – уже все знают”- пожимали плечами наши творцы печатного слова. Еще один аргумент: “Невозможно прописать требования к творческой профессии”. Поэтому в течение некоторого времени наши редакции находились в привилегированном положении и адаптация новых журналистов ограничивалась “Курсом ориентации” (информирование о компании).

В сложившейся ситуации службе персонала не хватало обратной связи, не было возможности отслеживать, что происходит там внутри. Чтобы не вызвать отторжения программы (что могло бы произойти в случае прямой обязаловки) было решено использовать стратегию постепенного внедрения. Первый ее этап – введение промежуточных отчетов руководителей. Этот шаг позволил косвенно отслеживать прохождение сотрудником испытательного срока.

Сделать следующий шаг нам помогло то, что в последнее время компания ведет целенаправленный поиск и отбор пишущих специалистов (журналистов, копирайтеров), причем часто без журналистского образования. С этими людьми реализация программы адаптации стала жизненно необходимой. Требования к должностям были прописаны, программа проведена полностью. Несколько таких прецедентов помогли найти подходы к редакциям и постепенно включить их в процесс системной и ответственной работы с новичками.

Цели адаптации персонала

Организация обычно преследует следующие цели при внедрении системы адаптации персонала:

• снизить текучесть кадров и сократить расходы на подбор;
• сократить расходы на мотивацию персонала;
• повысить лояльность.

HR статистика говорит, что новонанятие сотрудники уже в первые дни работы принимают решение об увольнении, если их никто не знакомит с организацией и коллективом, так как чувствуют себя “брошенными”. У работников, с которыми не проводят адаптационную работу, как правило, снижается мотивация к труду, что ухудшает трудовую результативность и снижает их шансы на успешное прохождение испытательного срока. Отсутствие адаптации или плохо налаженная система введения сотрудника в должность приводят к тому, что в организации отсутствует приверженность ценностям, верность и идентификация индивидуальных целей с организационными. Для новых сотрудников основная цель адаптации заключается в том, чтобы:

Адаптация – эффективный механизм

Термин «адаптация» пришел в кадровый менеджмент из биологии, где он буквально означал «приспособление». Под адаптацией понимают взаимное «прилаживание» среды и организма друг к другу.

Применительно к профессиональной деятельности мы можем определить трудовую адаптацию как влияние организации на поведение появившегося в ней сотрудника с целью включения в ее функционирование с максимально эффективным взаимодействием. Она включает и обратный процесс: сотрудник также приспосабливает к себе какие-то моменты в деятельности организации.

Процесс адаптации персонала в схемах.

Понятие и сущность

Профессиональную адаптацию обычно рассматривают как процесс вовлечения человека в трудовую деятельность в рамках конкретной профессии, включения его в производственный процесс, постижения им методов и условий нормативов производительности труда.

Она предполагает приспособление сотрудника к нормам поведения, установленным коллективом, налаживание межличностных отношений, которые в большей мере обеспечивают производительность труда, взаимовыгодное удовлетворение потребностей работодателя и работника.

Цели адаптации:

• снижение начальных издержек, поскольку новичок пока не способен полностью выложиться, трудится менее эффективно и создает дополнительные затраты;
• снижение неопределенности и волнения у новых сотрудников;
• минимизация текучести работников: новичок чувствует себя некомфортно на новом месте, что может вылиться в увольнение;
• экономия времени руководства и коллектива, поскольку трудовая адаптация позволяет сэкономить время каждого из них;
• формирование положительного отношения к трудовому процессу, развитие чувства удовлетворенности.

Задачи структурного подразделения или специалиста по адаптации:

• проведение семинаров по теме адаптации;
• организация бесед руководства и наставника с новым работником;
• организация непродолжительных курсов для руководителя, вступающего на должность;
• проведение курса подготовки наставника;
• внедрение методик постепенного усложнения поставленных перед работником задач;
• выполнение поручений для налаживания контактов новичка с коллегами;
• подготовка единиц в случае ротации кадров;
• проведение ролевых игр для повышения сплоченности коллектива.

Адаптация в офисе vs. Удаленная адаптация: главные отличия и сложности

	Адаптация в офисе	Удаленная адаптация
Знакомство с компанией и руководством	Митинг в офисе. Экскурсия по офису и знакомство с отделами	Онлайн-митинги
Знакомство с командой	Личное общение и командный дух	Онлайн-митинги
Подписание договора	Физический документ, который можно полистать	Онлайн с помощью ЭЦП
Митинги: Welcome, Adaptation, Probation	1:1 с HR за чашкой кофе	Онлайн-звонок
Тимбилдинги, корпоративы	Общение и приятная атмосфера, еда и напитки, игры.	Игры онлайн

Удаленная адаптация сотрудника усложняет процесс знакомства с корпоративной культурой компании и коллегами.